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Absageschreiben: Der richtige Ton macht's

Bewerbermanagement

Absageschreiben: Der richtige Ton macht's

Es gehört nicht zu den bevorzugten Aufgaben, ein Absageschreiben zu verfassen. Wertvolle Tipps und Formulierungshilfen inklusive Muster-Absage von Karrierexpertin Doris Brenner.  

Bewerbungsabsagen überbringt kein Personaler gern!

Schlechte Nachrichten überbringt man Bewerbern nicht gern - Personaler betrifft das im Bewerbungsprozess bei der Absage auf eine Bewerbung. Die Alternative, sich überhaupt nicht mehr beim Bewerber zu melden, ist sicherlich die schlechteste aller Varianten und zeugt von wenig gutem Stil. An der Tatsache, dass Sie bei mehreren vorliegenden Bewerbungen auch Kandidaten ablehnen müssen, können Sie nun mal nichts ändern. Das weiß auch der Bewerber. Es liegt jedoch in Ihrem Ermessen, wie Sie das tun. Auch bei Bewerbungsabsagen gilt wie so oft: Der Ton macht die Musik.

Absageschreiben: Keine Klage riskieren

Mit Blick auf das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) wird von Jurisen empfohlen, Absagen gar nicht mehr zu erläutern, um nur keinen Ansatzpunkt für eine mögliche Klage seitens des Bewerbers zu riskieren. Dieser juristischen Betrachtung steht der Aspekt des Personalmarketings gegenüber.

Für Bewerber tragen nichtssagende, stereotype Absageschreiben dazu bei, dass sie das Unternehmen nicht in guter Erinnerung behalten. Gerade vor diesem Hintergrund, dass insbesondere viele Großunternehmen ihren Personalabteilungen strikt die Mundfessel verordnen, kann der individuelle Umgang mit einem Kandidaten auch bei einer Absage eine positive Imagemaßnahme sein.

Vorsicht vor Diskriminierungen in Absageschreiben

Wenn Sie sich dafür entscheiden, individueller mit dem Bewerber umzugehen, sollten Sie auf jeden Fall darauf achten, dass in dem Absageschreiben keine Absagegründe genannt werden, die einen Diskriminierungstatbestand darstellen können. Alter und Geschlecht zum Beispiel. Grundsätzlich ist es empfehlenswert mit einem Juristen mögliche Formulierungen abzustimmen.

Wenn es darum geht, bereits auf der Grundlage der schriftlichen Bewerbungsunterlagen eine Absage zu erteilen, ist es sicherlich schwer, individuell auf den Bewerber einzugehen. Dies ist besonders dann problematisch, wenn Sie mit einer sehr großen Zahl an Bewerbungen und demzufolge auch entsprechend vielen Absagen fertig werden müssen.

Tipp zum Tonfall in Absageschreiben: Vermeiden Sie in Ihrem Absageschreiben geschwollene Formulierungen und leere Standardphrasen. Versuchen Sie dem Bewerber so offen wie möglich Ihre Situation und die Gründe für die Absage mitzuteilen.

Nachfolgend eine Vorlage für ein Absageschreiben auf der Grundlage der Sichtung der Bewerbungsunterlagen.

Sehr geehrter Herr / Frau  xxxx,

als Sie den DIN A4-Umschlag von uns in der Post sahen, haben Sie sich sicherlich schon gedacht, dass dies nichts Gutes bedeuten kann.
Wir müssen Ihnen leider mitteilen, dass wir Sie aufgrund der zahlreichen Bewerbungen nicht in die engere Wahl nehmen konnten.

Es ist uns einfach nicht möglich, mit allen Kandidaten in dieser intensiven Form in Kontakt zu treten. Aufgrund der Bewerbungsunterlagen - und diese stellen nun mal das erste Vorauswahlinstrument bei uns dar - haben uns andere Bewerber mehr von der Passgenauigkeit ihrer Qualifikation in Bezug zu unserem Anforderungsprofil überzeugen können.

Wir bedanken uns ausdrücklich bei Ihnen für Ihr Interesse an unserem Unternehmen und die Mühe, die Sie sich mit Ihrer Bewerbung gemacht haben. Gleichzeitig wünschen wir Ihnen viel Glück bei der Suche nach einer neuen beruflichen Herausforderung.
Beigefügt noch eine süße Aufmunterung.

Mit freundlichen Grüßen
 

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Petra Musterhausen
HR Specialist

Musterabsageschreiben hier als PDF-Dokument herunterladen

In der E-Mail Kommunikation bietet sich folgende Variante an:

Sehr geehrter Herr / Frau  xxxx,

als Sie unseren Absender in Ihrem Posteingang sahen, haben Sie sich sicherlich schon gedacht, dass dies nichts Gutes bedeuten kann.
Wir müssen Ihnen leider mitteilen, dass wir Sie aufgrund der zahlreichen Bewerbungen nicht in die engere Wahl nehmen konnten.

Es ist uns einfach nicht möglich, mit allen Kandidaten in dieser intensiven Form in Kontakt zu treten. Aufgrund der Bewerbungsunterlagen - und diese stellen nun mal das erste Vorauswahlinstrument bei uns dar - haben uns andere Bewerber mehr von der Passgenauigkeit ihrer Qualifikation in Bezug zu unserem Anforderungsprofil überzeugen können.

Wir bedanken uns ausdrücklich bei Ihnen für Ihr Interesse an unserem Unternehmen und die Mühe, die Sie sich mit Ihrer Bewerbung gemacht haben. Gleichzeitig wünschen wir Ihnen viel Glück bei der Suche nach einer neuen beruflichen Herausforderung.

Mit freundlichen Grüßen

________________
Petra Musterhausen
HR Specialist

Musterabsage als PDF-Dokument herunterladen

Wenn Sie mit einem Bewerber ein Vorstellungsgespräch geführt haben, er also zum engeren Kreis der Kandidaten zählte, sollte es ein Gebot der Fairness sein, dass Ihre Absage etwas spezifischer ist und das Feedback dem Kandidaten eine Hilfestellung im Hinblick auf weitere Bewerbungen bietet. Auch kann die ernstgemeinte Bitte, den Kandidaten in den hauseigenen Bewerberpool aufnehmen zu dürfen, die Enttäuschung etwas mindern. 

Bloß kein Standardschreiben

Auch wenn es mit mehr Aufwand verbunden ist als ein "Standardschreiben", ist ein Telefonat, bei dem Sie ihm die Gründe für die Absage nennen, eine von Seiten der Bewerber sehr positiv honorierte Geste und ein Zeichen der Wertschätzung.

Freilich sollte das Feedback der Personaler so geartet sein, dass es den Bewerber nicht persönlich verletzt. Konstruktive Hinweise, die ihm vielleicht im nächsten Vorstellungsgespräch zugute kommen, sind das Beste, was Sie für ihn nach einer Absage noch tun können. Selbstverständlich sollten Sie auch bei einer telefonischen Absage die Bewerbungsunterlagen mit einem entsprechenden Begleitschreiben an den Bewerber zurückschicken.

(Bild: James Steidl, Fotolia.com)

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absageschreiben, absage muster, absage bewerbung, absage formulierungshilfe, Doris Brenner Doris Brenner
ist freie Beraterin mit den Schwerpunkten Personalentwicklung und Karriereberatung. Sie verfügt über Erfahrung in der Industrie sowohl in Führungspositionen als auch im strategischen und operativen Personalwesen. Ihre Veröffentlichungen sind in einer Gesamtauflage über 600.000 Exemplaren erschienen. www.karriereabc.de/