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Flexibilisierung von Arbeitszeit und Arbeitsort: Losgelöst von Zeit und Raum

Flexibilisierung von Arbeitszeit und Arbeitsort: Losgelöst von Zeit und Raum

Durch den digitalen und gesellschaftlichen Wandel werden klassische Arbeitsmodelle, wie Innen- und Außendienst oder die Bindung an das Firmengelände, durch neue, flexible Arbeitsmodelle abgelöst. Die Digitalisierung macht eine Flexibilisierung von Arbeitszeit und Arbeitsort möglich. Agiles, mobiles Arbeiten und Desk-Sharing rücken mehr und mehr in den Fokus.

Agile Teams setzen sich immer wieder neu zusammen, und es gibt keinen klassischen hierarchischen Aufbau. Agile Teams organisieren sich selbst. Dafür gibt es unterschiedliche Methoden – Scrum, Kanban und Xtreme sind nur einige. Bei den Methoden stellen sich Fragen nach der Beteiligung des Betriebsrats. Die klassischen Beteiligungsrechte des Betriebsrats, z. B. bei der Versetzung, passen nicht immer zum agilen Arbeiten. Denn wegen der direkten Beteiligung der Arbeitnehmer und der Flexibilität von agilem Arbeiten erscheint ein Mitbestimmungsrecht bei Versetzungen nicht mehr sachgerecht. In bestimmten Bereichen, wie dem Gesundheitsschutz, passt hingegen die Beteiligung des Betriebsrats auch in die durch Digitalisierung veränderte Arbeitswelt. Die Schwerpunkte verschieben sich dort immer mehr auf etwaige psychische Belastungen.

Eine weitere Form der Flexibilisierung von Arbeit stellt mobiles Arbeiten dar. Arbeitnehmer können von überall zu unterschiedlichen Zeiten arbeiten. Möglich macht das die moderne Technik: Mobiltelefon, Computer/Laptop, Tablet. Zum mobilen Arbeiten gehört auch die Arbeit im Home Office. Arbeitnehmer können oder müssen gelegentlich, regelmäßig, an bestimmten Tagen oder zu bestimmten Zeiten von zu Hause oder eben von unterwegs arbeiten.

Arbeitnehmer werden – je nach Aufgabe – am geeignetsten Arbeitsplatz tätig. Arbeitsplätze werden nicht mehr einzelnen Arbeitnehmern zugeordnet, sondern Arbeitnehmer teilen sich einen Arbeitsplatz (Desk-Sharing). Dadurch passt sich nicht die Arbeitsaufgabe dem Arbeitsplatz an, sondern der Arbeitsplatz der Arbeitsaufgabe. Der Arbeitnehmer hat keinen Anspruch auf seinen Arbeitsplatz. Arbeitgeber haben die unternehmerische Freiheit, die Arbeitsplätze nach Belieben zu strukturieren. Viele lagern Arbeitsplätze auch aus (Co-Working-Space). Arbeitgeber können damit viel Geld sparen – gerade in den Boom-Metropolen dieser Welt.

Chancen und Risiken

Viele Arbeitnehmer wünschen sich mobiles Arbeiten, weil sie Arbeits- und Privatleben so optimal kombinieren können (Work-Life-Blend). Viele Arbeitnehmer sparen dadurch Zeit, weil sie z. B. nicht mehr pendeln müssen. Home Office kann aber auch Nachteile mit sich bringen. Durch das mobile Arbeiten kommt es zunehmend zu einer Entgrenzung von Arbeits- und Privatleben. Eine Arbeit und Austausch im Team findet nicht in gleicherweise wie bei klassischen Arbeitsmodellen statt. Arbeitnehmer müssen auch erst einmal lernen, die Möglichkeiten der modernen Kommunikation voll auszuschöpfen.

Für Arbeitgeber bietet mobiles Arbeiten eine Option, Kosten für Parkplätze, Jobtickets, Büromiete etc. zu sparen. Die Kommunikation wird unkomplizierter, und es ergibt sich weniger Verwaltungsaufwand. Durch die Etablierung von mobilen Arbeitsformen sind Arbeitgeber für Arbeitnehmer attraktiver. Bei der Umsetzung mobiler Arbeit sind die rechtlichen Anforderungen zu beachten. Eine agile wie auch mobile Arbeitsform passt nicht für alle Unternehmen bzw. Unternehmensbereiche.

Durch das Fehlen klarer Hierarchien können sich Arbeitnehmer etwa für bestimmte Aufgaben nicht mehr zuständig fühlen, oder die Form des agilen Arbeitens fügt sich in die bestehenden Unternehmensstrukturen schlecht ein.

Bei der Planung neuer, flexibler Arbeitsformen sind die Vorteile und Risiken zu beachten. Empfehlenswert kann es sein, vor einer unternehmensweiten Einführung Pilotprojekte zu nutzen, um passgenaue Lösungen für das jeweilige Unternehmen zu finden.

Kein gesetzlicher Anspruch

Arbeitnehmer haben keinen Anspruch auf mobiles Arbeiten vom Home Office. Im Gegensatz zu den Niederladen gibt es keine gesetzliche Regelung, die ein Recht auf Home Office, mobiles oder agiles Arbeiten einräumt. Bei der Planung und Umsetzung von agilem, mobilem Arbeiten oder Desk-Sharing sind Beteiligungs- und Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats zu beachten.

Daten- und Arbeitsschutz

Arbeitgeber sind für den Datenschutz verantwortlich. Sie müssen die Arbeitnehmer bzgl. der aktuellen datenschutzrechtlichen Bestimmungen unterweisen und die Arbeitnehmer auf das Datengeheimnis verpflichten. Die Anforderungen an Unternehmen und Haftungsrisiken bei Datenverstößen werden durch die EU-Datenschutzgrundverordnung und das neue Bundesdatenschutzgesetz verschärft. Mit zunehmender Mobilität steigt außerdem die Gefahr von Datenverlust, wenn z. B. ein Laptop vergessen oder gestohlen wurde. Betriebsvereinbarungen zum Umgang mit mobilen Geräten können Arbeitnehmer sensibilisieren.

Arbeitgeber tragen auch bei agilem oder mobilem Arbeiten sowie beim Desk-Sharing die Verantwortung für den Arbeitsschutz – auch dann gelten das Arbeitszeitgesetz, das Arbeitsschutzgesetz, die Arbeitsstättenverordnung und die Vorschriften zur Unfallverhütung. Arbeitgeber können diese Verantwortung nur mittelbar auf den Arbeitnehmer übertragen. Das Arbeitszeitgesetz passt beim mobilen Arbeiten oft nicht, aber muss trotzdem beachtet werden.

Unfallversicherung

Wer zu Hause arbeitet, trägt ein höheres Risiko im Falle eines Unfalls. Die gesetzliche Unfallversicherung umfasst nur Aktivitäten im unmittelbaren Zusammenhang mit der versicherten Tätigkeit. Nicht erfasst ist daher der Gang in die Wohnungsküche, um Kaffee zu holen. Daneben haften mobil arbeitende Mitarbeiter wie im Betrieb nur bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit voll, anteilig bei mittlerer Fahrlässigkeit und überhaupt nicht bei leichter Fahrlässigkeit.

Kosten

Grundsätzlich tragen Arbeitgeber die Kosten für mobiles Arbeiten/Home Office. Ausnahmen sind jedoch möglich. Arbeitgeber können von solchen Ausnahmen profitieren, wenn sie sie kennen. Vertragliche Regelungen zur Kostentragung sind sehr sinnvoll. Je nach Art der Arbeit bzw. zeitlichem Umfang der Arbeit im Home Office können Arbeitnehmer die Kosten für das Home Office steuerlich absetzen.

Planung

Mobiles Arbeiten, agiles Arbeiten und Desk-Sharing lassen sich durch schlanke und durchdachte Betriebsvereinbarungen gut und pragmatisch realisieren. Essentiell für eine gelungene Einführung neuer Arbeitsmodelle ist eine fundierte Planung.

 

DIE AUTOREN_______________________
Dr. Silvia Lang,
Rechtsanwältin bei der internationalen Kanzlei Hogan Lovells und Fachanwältin für Arbeitsrecht berät nationale und internationale Mandanten in allen individual- und kollektivrechtlichen Angelegenheiten im Arbeitsrecht. Katrin Maily arbeitet als Associate bei Hogan Lovells.