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Digitales Chaos: So kommt Ordnung rein...

Digitales Chaos: So kommt Ordnung rein...

Überladene Datenserver, permanent ungelesene E-Mails sowie übervolle Kalender und To-Do-Listen – in der heutigen Bürowelt ist das der Standard. Marco Peters, IT-Spezialist und Buchautor, über die drei wichtigsten Schritte, um dem „digitalen Chaos“ ein Ende zu setzen.

Von Marco Peters
 

Checkliste: Wie steht es um Ihr digitales Chaos?

Bevor Erläuterungen gegeben werden können, wie das digitale Chaos überwunden werden kann, muss zunächst für den Einzelnen festgestellt werden, wie es um seine persönliche Ist-Situation bestellt ist. Daran erkennen Sie einen Arbeitsplatz im digitalen Chaos:

  1. Permanent eine große Anzahl von ungelesenen E-Mails im Posteingang
  2. Kein ordentliches und einheitliches E-Mail Archiv
  3. Viele Dateien liegen auf dem Desktop
  4. Sensible E-Mails werden unverschlüsselt versendet
  5. Kein regelmäßiges Backup    

Die wichtige Botschaft zuerst: Für jede der Sicherheitslücken gibt es Lösungen. Eine davon ist, nicht mehr jede Information per E-Mail zu verteilen. Ein persönliches Gespräch oder ein Meeting verhindert die Übertragung sensibler Daten ins öffentliche Netz. Sollten die Daten per E-Mail dennoch versandt werden, ist die verschlüsselte Methode ein Must-have - für jede einzelne E-Mail!

Digitales Chaos: Die Veränderung beginnt im Kopf

Der erste Schritt der Veränderung beginnt im Kopf, das Thema Datensicherheit und Datenschutz müssen von allen Beteiligten verstanden und ernst genommen werden, allen voran der Führungsspitze als vorbildliches Beispiel. Ein erster wichtiger Schritt ist: Ordnung schaffen. Denn nur so behalten Sie den Überblick über Ihre Kommunikation.

„Sie haben Post“ – so oder so ähnlich meldet sich unser E-Mail-Programm Tag für Tag. Das Programm bleibt ohne jegliche Vorkehrungen hartnäckig und unterbricht den Arbeitsfluss vehement. Das kann dazu führen, dass man vorschnell Informationen versendet, um Ruhe zu haben - mitunter gelangen dadurch aber aus Achtlosigkeit zu viele Details an die falschen Empfänger. Daher sind zwei Punkte im Umgang mit geschäftlichen Mails ganz wichtig:

  1. Der Umgang mit geschäftlichen E-Mails sollte stressfrei sein und jeder Mitarbeiter im Unternehmen soll das Konzept anwenden können.
  2. Bleiben Sie gelassen und reagieren Sie nicht auf jede E-Mail sofort. Beenden Sie ihr aktuelles Projekt erst, denn Multi-Tasking ist ein Irrglaube. Als Resultat erntet man nur erhöhten Stress und Ungenauigkeit.

Digitales Chaos: Schützen Sie sich vor zu viel Input

Überprüfen Sie des weiteren, ob Sie jeden Newsletter, den Sie abonniert haben wirklich brauchen und reduzieren Sie auf diese Weise das tägliche E-Mail-Bombardement. Besser ist es, punktuell in Eigenregie über Suchmaschinen oder in Fach-Portalen nach Informationen zu suchen, als täglich ungefragt eine Vielzahl an Mails zu erhalten, die man eigentlich nicht braucht. Jede Registrierung lässt sich in der Fußzeile der E-Mail mit wenigen Klicks abstellen, das ist sogar eine Pflicht des Anbieters.

Nächster Schritt: E-Mails priorisieren. Zeitlich drängende E-Mails dürfen mit einer Markierung im Posteingang oben stehen, um zeitnah bearbeitet zu werden. CC-E-Mails und WG-E-Mails sind von geringerer Priorität, da sie meist einen Rattenschwanz an Empfängern nach sich ziehen, ohne auf eine einzelne Person konkret einzugehen.

Ganz wesentlich ist außerdem, die Sicherheit Ihrer Daten im Blick zu behalten. Das gilt sowohl für die E-Mail-Sicherheit, als auch für die Passwort-Erstellung. Alles, was unverschlüsselt versendet wird, kann theoretisch in falsche Hände gelangen - und das bedeutet nicht nur digitales Chaos, sondern den digitalen SUPERGAU.

  • Damit eine 100-prozentige Verschlüsselung gelingen kann, müssen die E-Mails ein S/MIME- oder ein PGP-Zertifikat besitzen.
  • Sind beide Zertifikate installiert, können die E-Mails miteinander verschlüsselt werden.
  • Jede angehängte Datei lässt sich mit einem Passwort verschlüsseln. Dies geht normalerweise mit wenigen Klicks beim Speichern der Datei (beispielsweise PDF-, Excel- oder Word-Dokument).

Überdies sind sichere Passworte das A und O im Online-Verkehr, um dem digitalen Supergau zu entgehen. Zum einen sollten verschiedene Passwörter zu verschiedenen Accounts bestehen, da dies einen  Gesamt-Hack aller Accounts verhindert. Sonderzeichen und Zahlen sind wichtig, um dem Passwort eine Komplexität zu geben. Ideal ist es, seine Passwörter alle sechs Monate zu ändern.

Es wird deutlich, dass das Thema Sicherheit und Datenschutz in Zukunft immer relevanter wird. Je früher man Vorsorgemaßnahmen tätigt, desto eher ist man gewappnet gegen Hacker und zu späte Einsichten. Jede Investition in dieses Vorhaben ist eine sichere Investition in die Zukunft des New Business.

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Über den Autor:

Marco Peters (36) ist gelernter Informationselektroniker, Unternehmer und Experte im Bereich Digital Business und IT-Lösungen. Was ihn antreibt, ist Ordnung in chaotische Strukturen zu bringen. Dieses Anliegen wurde und wird in seiner beruflichen Praxis einem permanenten Belastungstest unterzogen: in der Vergangenheit als Head of IT einer der größten Kreativagenturen Deutschlands, heute in seiner Beratertätigkeit und Projektarbeit seines Unternehmens Solutionbar in München. Peters leitet u.a. Seminare und Workshops zu Themen wie E-Mail Chaos vermeiden“ oder „Daten sicher verschlüsseln“.


STOP DIGITAL CHAOS
Endlich einfach E-Mail-Ordnung, Datenschutz und Zukunftssicherheit
Verlag BoD, Norderstedt
ISBN 978-3-7392-5258-2
€ 6,99