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HR-Software einführen: Die Personalarbeit auf digitale Beine stellen

HR-Software einführen: Die Personalarbeit auf digitale Beine stellen

Der Einsatz moderner HR-Software-Lösungen für das Personalmanagement ist zu einem zentralen Thema für Führungskräfte und Personalverantwortliche in Konzernen und Großunternehmen geworden. Aber auch kleine und mittlere Unternehmen stehen vermehrt in der Pflicht, ihre Personalarbeit stärker zukunftsorientiert zu gestalten. Das Ziel dabei: weniger Aufwand für administrative Tätigkeiten, mehr Raum für gestaltende HR-Arbeit.

Von Christoph Buluschek, Abteilungsleiter Produktmarketing bei Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG in Rosenheim

Bislang haben jedoch nur wenige mittelständische Firmen ihre Personalarbeit umfassend auf digitale Füße gestellt. Häufig beherrscht eine Vielzahl an Aktenordnern, Excel-Tabellen und einzelnen digitalen Tools ohne passende Schnittstellen den Arbeitsalltag in den Personalabteilungen.

Entscheidungsträger begründen das oft wie folgt: Zu hoch seien die Aufwendungen für die Software-Einführung, zu niedrig das damit verbundene Kostensenkungspotenzial. Dass diese Sicht der Dinge häufig noch vorherrschend ist, zeigen nicht zuletzt die Ergebnisse der Studie zur Personalarbeit in kleinen und mittleren Unternehmen des Software-Unternehmens Agenda.

HR-Software einführen: Durchdachte Planung – leichte Umsetzung

In der Tat ist die Implementierung einer neuen HR-Software zunächst mit Arbeit verbunden. Wird das Projekt allerdings frühzeitig geplant und organisiert, ist der Aufwand absehbar und wird nicht zur untragbaren Belastung für die Projektbeteiligten.

Die Vorteile einer HR-Software machen sich sofort bemerkbar: Routineaufgaben gehen wesentlich schneller von der Hand, Verwaltungsarbeiten nehmen weniger Zeit in Anspruch und es entstehen Freiräume, um Geschäftsführung und Führungskräfte in HR-Fragen zu begleiten und zu unterstützen. Unternehmen profitieren somit langfristig von den Vorteilen der neuen Lösung.

Erwartungen an die HR-Lösung klären

Am Beginn eines jeden Projektes steht eine fundierte Anforderungsanalyse. Da eine neue Software Auswirkungen auf Arbeitsweisen und Prozesse hat, müssen die Mitarbeiter der Personalabteilung rechtzeitig ins Boot geholt werden. Die Projektleitung sollte deren konkrete Vorstellungen und Wünsche in die Wahl der Software einfließen lassen. Das führt in der Regel dazu, dass die Entscheidung für eine bestimmte Lösung von allen mitgetragen wird.

Nutzt das Unternehmen bereits eine HR-Software, sollten die Projektverantwortlichen die Schwachstellen des bisherigen Systems erfassen. All diese Punkte werden idealerweise in einem Anforderungskatalog festgehalten. Je detaillierter die Ausarbeitung, desto leichter können die Verantwortlichen die Programme unterschiedlicher Anbieter gegenüberstellen und Vor- bzw. Nachteile abwägen.  

Anbieter vergleichen

Auf Grundlage dieser Analyse lassen sich die HR-Lösungen unterschiedlicher Software-Anbieter vergleichen. Dabei ist es wichtig, die Ersteinrichtungs- und Folgekosten zu beachten. Während bei Standard-Lösungen keine oder nur geringe Kosten für Implementierung und Wartung anfallen, gehen maßgeschneiderte Angebote häufig mit höheren Kosten einher.

Migration der Daten

Vor dem Software-Wechsel sollten Unternehmen auf eine unkomplizierte Datenübernahme achten. Einige Hersteller bieten standardmäßig Hilfe beim vollständigen Datentransfer vom alten aufs neue System an.

Darüber hinaus sollten die Personalverantwortlichen bei der Einführung klären, welche Daten tatsächlich relevant sind. Um Kosten und Zeit zu sparen, finden idealerweise nur Informationen den Weg in das neue Programm, mit denen Führungskräfte und Personalverantwortliche wirklich arbeiten – Infos über die Teilnahme an Firmenveranstaltungen oder ehemalige Arbeitgeber können bei Bedarf nachträglich eingepflegt werden.

In diesem Zusammenhang ist es ratsam, Standards für die Datenerfassung zu definieren und diese in Form einer Checkliste niederzuschreiben. Somit lässt sich eine einheitliche Datenpflege gewährleisten, die von allen Mitarbeitern der Personalabteilung umgesetzt werden kann.

Papierdokumente digitalisieren

Grundsätzlich sollten alle wichtigen Dokumente, die eine Unterschrift tragen, im Original verfügbar bleiben. Beim Scannen von Papierdokumenten für die digitale Personalakte gilt es für die Personalverantwortlichen zudem zu klären, ob das Unternehmen die Originalunterlagen vernichten oder aufbewahren möchte. Wichtig beim unternehmensinternen Scannen: Um den Mitarbeiterdatenschutz zu garantieren, dürfen diese Aufgabe nur Personen mit Einsichtsrechten übernehmen.

Werden die Dokumente von einem externen Dienstleister gescannt, sind die Personalverantwortlichen verpflichtet, möglicherweise mit Unterstützung des Software-Partners, den entsprechenden Anbieter sorgsam auswählen.

Liegen Informationen und Dokumente ausschließlich digital vor, gilt es, die Zugriffsrechte innerhalb der Anwendungen zu definieren. So wird die Einsicht Unbefugter auf sensible Dokumente wie Zeugnisse oder Arbeitsverträge verhindert. Außerdem ist es hilfreich, wenn der Software-Anbieter Ausfall- und Datensicherheit im Rechenzentrum garantiert.

Einführen einer HR-Software: Der Testlauf

Ist eine Anwendung für die Lohn- und Gehaltsabrechnung Bestandteil der neuen Software, sollte die Buchhaltung vor der Inbetriebnahme sowohl im alten als auch im neuen System eine Probeabrechnung durchführen. Mögliche fehlerhafte Eingaben werden beim Abgleichen der beiden Versionen sofort sichtbar und können entsprechend korrigiert werden.

Zu den zentralen Erfolgsfaktoren für die Auswahl und Implementierung einer neuen HR-Software zählt, dass die Stakeholder das gesamte Projekt mittragen. Kleine und mittlere Unternehmen sollten also bereits bei der Anforderungsanalyse ausreichend Zeit investieren und Mitarbeiter der Personalabteilung aktiv miteinbeziehen.

Denn je frühzeitiger und durchdachter sie den Software-Wechsel angehen, desto eher machen sich Zeit- und Kostenersparnis im Berufsalltag bemerkbar. So hat die Personalabteilung die Hände frei für wichtige gestaltende Aufgaben und kann sich beispielsweise verstärkt um Recruiting und Personalentwicklung kümmern.  

LESETIPP______________

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