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Musterarbeitszeugnis mit Kommentierung

Musterarbeitszeugnis mit Kommentierung

Arbeitnehmer haben bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses Anspruch auf ein schriftliches Arbeitszeugnis. Dabei enthalten solche Arbeitszeugnisse regelmäßig auch Angaben zu Leistung und Verhalten des Mitarbeiters (qualifiziertes Zeugnis). Sowohl bei der Erstellung des Arbeitszeugnisses als auch beim Lesen des Arbeitszeugnisses sind einige Aspekte zu beachten – nicht selten trifft man dabei auch auf vermeintlich geheime „Codes“ in Arbeitszeugnissen, die dem Leser Zusatzinformationen geben soll.

Arbeitszeugnis: Welche formalen Aspekte sind zu beachten?

Das Zeugnis muss schriftlich erstellt werden – ein Zeugnis per E-Mail oder Telefax genügt nicht. Es ist haltbares Papier von guter Qualität zu benutzen bzw. – soweit vorhanden – das offizielle Geschäftspapier. Das Zeugnis muss ordentlich, in der Regel mit einem Textverarbeitungsprogramm geschrieben sein und darf keine Flecken, Radierungen, Verbesserungen, Durchstreichungen oder Ähnliches enthalten.

Ein per Post übersandtes Zeugnis darf nach Ansicht der Rechtsprechung zwar grundsätzlich geknickt werden. Zur Vermeidung von unnötigem Streit empfiehlt sich aber die Übergabe eines ungeknickten Zeugnisses bzw. die Übersendung in einem (geschützten) DIN A4-Umschlag. Das Zeugnis muss grundsätzlich in deutscher Sprache abgefasst werden.

Das Zeugnis muss klar und verständlich formuliert sein. Es darf keine Schreib- oder Druckfehler enthalten. Ausrufungs- oder Fragezeichen, Fettdruck, Unterstreichungen oder Hervorhebung einzelner Textstellen sind unüblich und sollten vermieden werden.

Geheimzeichen, d. h. formale Gestaltungen, die eine versteckte negative Beurteilung ausdrücken, sind unzulässig. Klassische Geheimzeichen sind z.B. „…kümmerte sich um die Belange der Belegschaft…“ (als Hinweis auf die Mitgliedschaft im Betriebsrat), „gesellig“ (der Mitarbeiter ist Alkoholiker), „bewies Einfühlungsvermögen“ (der Mitarbeiter hatte Liebschaften), „bemühte sich stets“ (der Mitarbeiter hatte keinen Erfolg).

Wann und wie muss ein Arbeitszeugnis ausgestellt werden?

Das Endzeugnis muss bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses rechtlich und inhaltlich in einwandfreier Form vorliegen. Das Ausstellungsdatum ist der letzte (Werk-)Tag des Arbeitsverhältnisses. Es ist grundsätzlich auch dann mit Ablauf der Kündigungsfrist auszustellen, wenn noch ein Verfahren über die Wirksamkeit der Kündigung anhängig ist. Sofern das Zeugnis erst im Anschluss an einen Rechtsstreit ausgestellt wird, ist es auf das eigentliche Beendigungsdatum rückzudatieren.

Angaben zur Person des Arbeitnehmers und zum Arbeitgeber

Der Arbeitnehmer ist mit seinem vollen Namen zu nennen. Es empfiehlt sich – jedenfalls bei eindeutiger Identifizierbarkeit anhand des Namens – im Hinblick auf einen etwaigen Verstoß gegen das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz auf die Angabe von Geburtsdatum und Geburtsort zu verzichten.

Üblicherweise nehmen Arbeitgeber in den Zeugnistext auch einige Angaben zur Beschreibung des Unternehmens auf (z. B. Branche, Größe und Mitarbeiterzahl, etc.).

Angaben zu Dauer und Art der Tätigkeit

Das Ein- und das Austrittsdatum des Mitarbeiters müssen in jedem Fall angegeben werden. Die Tätigkeit des Arbeitnehmers ist genau zu beschreiben. Hat sich die Position des Arbeitnehmers im Laufe des Arbeitsverhältnisses verändert, muss dies dargestellt werden. Die Beschreibung muss wahrheitsgemäß und so umfassend sein, dass sich für einen neuen Arbeitgeber ein vollständiges und zutreffendes Bild ergibt.

Bewertung der Leistung des Arbeitnehmers

Neben dem objektiven Beschreiben der Tätigkeit soll ein Arbeitszeugnis ein zutreffendes Bild des Arbeitnehmers und seiner Leistung geben. Grundlage für die Beurteilung ist stets das gesamte Arbeitsverhältnis, nicht lediglich dessen Endphase oder ein „letzter Eindruck“.

Bei der Formulierung der Bewertungen ist der Maßstab eines „wohlwollenden Arbeitgebers“ anzulegen, der das Fortkommen des Arbeitnehmers nicht ohne Grund erschwert. Das bedeutet aber nicht, dass der Arbeitgeber keine negative Beurteilung abgeben darf. Der Arbeitgeber hat – jedenfalls innerhalb der Grenzen einer zutreffenden Darstellung – auch einen Beurteilungsspielraum bei der Bewertung der Leistung des Arbeitnehmers – konkrete Formulierungen können dem Arbeitgeber daher nicht vorgeschrieben werden.

Die Leistungsbewertung umfasst eine Gesamtbewertung (Gesamtnote) und weitere Angaben zu den Fähigkeiten, die für die Ausübung der konkreten Tätigkeit prägend sind bzw. waren. Ob die Gesamtbewertung an den Anfang oder das Ende der Ausführungen zur Leistungsbewertung gestellt wird, ist Geschmackssache. Das Zeugnis muss aber in jedem Fall in sich schlüssig sein. Eine positive bzw. negative Darstellung im Text muss sich in der Gesamtnote wiederfinden.

In der Praxis hat sich eine Notenskala herausgebildet, die sich an die Schulnoten anlehnt (sehr gut bis mangelhaft) und durch folgende Formulierungen ausgedrückt wird:

„Der Arbeitnehmer hat die ihm übertragenen Aufgaben...

  • stets zu unserer vollsten Zufriedenheit                Note: "sehr gut"
  • stets zu unserer vollen Zufriedenheit                   Note: "gut"
  • [oder: zu unserer vollsten Zufriedenheit]             
  • zu unserer vollen Zufriedenheit                           Note: "befriedigend"
  • [oder: stets zu unserer Zufriedenheit]               
  • zu unserer Zufriedenheit                                     Note: "ausreichend"
  • im Großen und Ganzen zufrieden stellend         Note: "mangelhaft"

...erfüllt."

Bei den weiteren Angaben zur Leistung des Arbeitnehmers sollten stets alle Eigenschaften und Fähigkeiten aufgenommen werden, die für die Ausübung der konkreten Tätigkeit prägend sind bzw. waren. Bei einem gewerblichen Arbeitnehmer mag es auf Geschicklichkeit und Sorgfalt ankommen, bei einem Programmierer eher auf IT-Kenntnisse und Kreativität, bei einem Vertriebsmitarbeiter vor allem auf Einsatzbereitschaft und Umsatzerfolg.

Bewertung des Verhaltens des Arbeitnehmers

Ein qualifiziertes Zeugnis muss auch Angaben zum Verhalten umfassen und das betriebliche Sozialverhalten des Mitarbeiters sowie den Außenauftritt gegenüber Kunden und Lieferanten erörtern. In einem Zeugnis werden regelmäßig Angaben zum Verhalten gegenüber Vorgesetzten und Kollegen erwartet. Bei Außenkontakt des Mitarbeiters muss das Zeugnis auch Angaben zum Verhalten gegenüber Dritten enthalten, insbesondere Kunden, und bei einem Mitarbeiter mit Führungsverantwortung Angaben zum Verhalten gegenüber den ihm unterstellten Mitarbeitern.

Anders als bei der Leistungsbeurteilung gibt es für die Verhaltensbeurteilung keine anerkannten Gesamtnoten. Auch hier sind allerdings Abstufungen von „vorbildlich“ und „hervorragend“ über „tadellos“ und „einwandfrei“ bis hin zu „angemessen„ üblich, verstärkt oder abgeschwächt durch Begriffe wie „stets“ oder aber „im Großen und Ganzen“.

Ausscheidensgrund

Der Grund für das Ausscheiden ist grundsätzlich nur auf Wunsch des Arbeitnehmers in das Zeugnis aufzunehmen. In der Praxis wird der Ausscheidensgrund allerdings regelmäßig aufgenommen, insbesondere bei einer betriebsbedingten Kündigung oder wenn der Arbeitnehmer auf eigenen Wunsch ausscheidet.

Schlussformel

Es ist üblich, dass der Arbeitgeber sein Bedauern über das Ausscheiden des Arbeitnehmers ausdrückt, sich bei ihm bedankt und ihm alles Gute für seine Zukunft wünscht. Einen Anspruch hierauf hat der Arbeitnehmer allerdings nicht.

Unüblich und daher zu vermeiden sind Formulierungen, nach denen der Arbeitgeber z. B. „für Nachfragen über die Qualität der geleisteten Arbeit zur Verfügung steht“. Nach der (deutschen) Zeugnispraxis sind solche Formulierungen derart ungewöhnlich, dass damit eine negative Aussage verknüpft wird.

Unterzeichnung

Das Zeugnis ist in der Regel vom Vorgesetzten des Arbeitnehmers eigenhändig zu unterzeichnen. Die Position des Unterzeichners und ein etwaiges Vertretungsverhältnis (z. B. Prokura) ist anzugeben. Die Unterzeichnung durch einen gleichgeordneten Kollegen wird als Missachtung verstanden und ist daher unzulässig. Die Unterzeichnung durch einen Personalleiter ist in der Regel nicht zu beanstanden.

***

Musterarbeitszeugnis: Qualifiziertes Arbeitszeugnis mit guter Beurteilung

[Briefkopf des Arbeitgebers]

Zeugnis

__________ [Datum]

Herr* __________ war in der Zeit vom __________ bis zum __________ in unserem Unternehmen beschäftigt. Die __________ GmbH ist die deutsche Tochtergesellschaft der__________-Gruppe und beschäftigt aktuell mehr als 350 Mitarbeiter. Unser Unternehmen gehört zu den Marktführern für die Herstellung und den Vertrieb von __________.

 

Herr __________ war zunächst bis zum __________ als Vertriebsmitarbeiter im Innendienst tätig. Ab dem __________ wechselte er in den Außendienst. In dieser Position war er für das Gebiet __________ zuständig. Zu seinen Aufgaben als Außendienstmitarbeiter zählten insbesondere: [Aufzählung der Aufgabenbereiche, z.B. Kundenbetreuung]

 

Herr __________ hat seine Aufgaben stets zu unserer vollen Zufriedenheit erledigt. Unsere Umsätze in dem von Herrn __________ betreuten Gebiet haben sich erfreulich entwickelt. Herrn __________ gelang es nicht nur, das Geschäft mit bestehenden Kunden auszuweiten, sondern er übertraf auch unsere Erwartungen hinsichtlich der Akquisition von Neukunden. Neben guten Kenntnissen der Produkte und ihrer Anwendungsmöglichkeiten halfen Herrn __________ hierbei sein großes Verkaufsgeschick sowie sein seriöses und sicheres Auftreten beim Kunden. Er war im Kundenkreis als kompetenter Ansprechpartner anerkannt und geschätzt. Herr __________ zeigte stets große Einsatzbereitschaft und Eigeninitiative. Auch bei hohem Arbeitsanfall hat sich Herr __________ jederzeit als zuverlässig und belastbar erwiesen. Seine guten Fachkenntnisse hielt Herr __________ durch regelmäßige Fortbildungen stets auf dem aktuellen Stand.

 

Neben seiner fachlichen Qualifikation zeichneten Herrn __________ seine ebenso freundliche wie verbindliche, kollegiale und hilfsbereite Art aus. Sein Verhalten gegenüber Vorgesetzten war stets korrekt und loyal, mit den Kollegen arbeitete Herr __________ stets gut zusammen.

 

Herr __________ scheidet am __________ auf eigenen Wunsch aus unserem Unternehmen aus, um eine neue berufliche Herausforderung anzunehmen. Wir bedauern seinen Weggang sehr und sind ihm für seinen engagierten und erfolgreichen Einsatz für unser Unternehmen dankbar. Für seine private und berufliche Zukunft wünschen wir ihm weiterhin alles Gute.

__________

Titel und Unterschrift des Vorgesetzten

*Aus Gründen der leichteren Lesbarkeit wurde darauf verzichtet, die Formulierung jeweils geschlechtsspezifisch auszurichten.

 

DIE AUTORIN_________________

Dr. Angelika Hafenmayer berät nationale und internationale Mandanten in allen individual- und kollektivrechtlichen Angelegenheiten im Arbeitsrecht. Sie unterstützt im Team von Dr. Hendrik Kornbichler, Partner am Münchener Standort, eine Vielzahl von Mandanten bei umfangreichen und komplexen Unternehmensreorganisationen, insbesondere in der Versicherungsbranche.

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