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Dienstwagen: Sicher fahren mit der richtigen Vertragsgestaltung

Dienstwagen: Sicher fahren mit der richtigen Vertragsgestaltung

Die Nutzung eines Dienstwagens gehört für viele Berufsgruppen und Führungskräfte zum Standard – auch als Statussymbol besitzt der Dienstwagen einen hohen Stellenwert. Umso überraschender ist es, dass die Regelungen zur Dienstwagennutzung häufig sehr unterschiedlich ausfallen und zum Teil nur eine unzureichende Vertragsgrundlage darstellen. Streitigkeiten treten vor allem beim Umfang der Nutzung, im Schadensfall oder bei Rückgabe des Dienstwagens auf. Daher sollten bereits in einem Dienstwagenvertrag oder einer entsprechenden Richtlinie solche Problemfälle geregelt werden.

Dienstwagenmodelle: Vom Fuhrpark bis zum eigenen PKW

Häufig erwerben Arbeitgeber Dienstwagen nicht selbst, sondern leasen diese bei einem Anbieter. Damit erspart sich der Arbeitgeber Zeit- und Verwaltungsaufwand. In großen Unternehmen und Konzernen finden sich bisweilen aber auch unternehmenseigene Fuhrparks.

Seltener anzutreffen ist die Konstellation, dass der Arbeitnehmer seinen privaten PKW für dienstliche Zwecke nutzt und der Arbeitgeber dies finanziell ausgleicht ("Car Allowance").

Dienstwagenregelung sorgfältig entwerfen und regelmäßig überprüfen

Unabhängig vom Modell empfiehlt es sich, die Überlassung des Dienstwagens im Arbeitsvertrag festzulegen und weitere Einzelheiten einem gesonderten Dienstwagenvertrag und/oder einer entsprechenden Richtlinie vorzubehalten.

Da sich die Rechtsprechung regelmäßig mit Themen zum Dienstwagen auseinandersetzt, lohnt es sich, die bestehenden Regeln regelmäßig (z.B. einmal im Jahr) zu prüfen und ggf. anzupassen. Hierbei ist jedoch zu beachten, dass sich bestehende Regeln nicht beliebig und ohne Zustimmung des Arbeitnehmers ändern lassen. Arbeitgeber sollten deshalb von Anfang an auf eine durchdachte Vertragsgestaltung setzen.

Wichtige Regelungsgegenstände

Die Überlassung kann entweder zu rein dienstlichen Zwecken oder auch zu privaten Zwecken erfolgen. Die private Nutzung des Dienstwagens ist als Arbeitslohn anzusehen, auf den Lohnsteuer anfällt, die vom Arbeitnehmer zu tragen ist. Die Nutzungsreichweite sollte deshalb im Vertrag geregelt werden.

Der Nutzungsumfang kann durch eine maximalen Kilometerzahl oder einer Begrenzung der privaten Nutzung im Ausland beschränkt werden. Die Nutzung durch Dritte, insbesondere Familienangehörige, sollte ebenfalls ausdrücklich geregelt werden.

Es bietet sich außerdem an, einen Maximalbetrag der Anschaffungskosten  sowie ein Wahlrecht des Arbeitgebers hinsichtlich Fahrzeugtyp und -marke zu bestimmen, um einen möglichst weiten Spielraum zu erhalten und Streitigkeiten bei einem Fahrzeugwechsel zu vermeiden. Schwammige Formulierungen wie "gehobene Mittelklasse" sind in der Praxis eher streitanfällig und daher nicht optimal.

Kosten des Dienstwagens

Selbst wenn die private Nutzung gestattet ist, trägt der Arbeitgeber grundsätzlich alle Kosten für den Dienstwagen. Soll hiervon abgewichen werden, bedarf dies einer ausdrücklichen Regelung. Um Verwaltungsaufwand zu sparen, bietet sich z. B. eine pauschale Beteiligung des Arbeitnehmers für die private Nutzungsmöglichkeit an.

Instandhaltung

Es ist üblich, dass der Arbeitnehmer zur laufenden Wartung (z. B. Fahrzeugwäsche, Überprüfung des Ölstandes) verpflichtet wird und die notwendigen Reparaturen und Inspektionen ohne administrative Beteiligung des Arbeitgebers (aber auf dessen Kosten) vornehmen lassen soll. Solche Pflichten müssen aber auch eindeutig geregelt werden.

Vorzeitiges Ausscheiden des Arbeitnehmers

Für den Fall, dass das Arbeitsverhältnis vor Ablauf des Leasingvertrags endet, wird der Arbeitnehmer häufig zu einer Übernahme der weiterlaufenden Kosten verpflichtet. Solche Klauseln hält das Bundesarbeitsgericht jedoch für unwirksam.

Herausgabe / Widerruf der Nutzung

Der Arbeitnehmer muss bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses den Dienstwagen an den Arbeitgeber bzw. das Leasingunternehmen zurückgeben. Soll der Arbeitgeber berechtigt sein, vom Arbeitnehmer die Herausgabe des Dienstwagens während des Arbeitsverhältnisses zu verlangen, etwa bei Freistellung oder längerer Krankheit, kann dies durch eine entsprechende Vertragsgestaltung erreicht werden.

Der Widerruf einer privaten Nutzung des Dienstwagens bei Vorliegen von sachlichen Gründen sollte ausdrücklich vorbehalten werden. Dieser Widerrufsvorbehalt muss sorgfältig formuliert werden, da die Rechtsprechung viele der weit verbreiteten Klauseln für unwirksam erklärt hat. Dazu gehören etwa Formulierungen wie "der Arbeitgeber kann jederzeit die Überlassung des Dienstwagens widerrufen" oder "Die Überlassung zur privaten Nutzung geschieht stets freiwillig." Entzieht der Arbeitgeber den Dienstwagen aufgrund einer unwirksamen Klausel und damit rechtswidrig, so kann er sich gegenüber dem Arbeitnehmer schadensersatzpflichtig machen. In der Praxis hat es sich bewährt, die wichtigsten Gründe aufzuzählen, die einen Widerruf ermöglichen.

Schäden

Eine Haftung des Arbeitnehmers für Schäden auf dienstlich veranlassten Fahrten kommt grundsätzlich nur bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit in Betracht, da die Rechtsprechung eine Haftung des Arbeitnehmers nur beschränkt zulässt ("privilegierte Arbeitnehmerhaftung"). Bei Privatfahrten gilt diese Haftungserleichterung nicht. Der Arbeitgeber hat aber auch in diesem Fall ein Verschulden des Arbeitnehmers nachzuweisen (vgl. § 619a BGB).

Fahrerlaubnis

Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass die Arbeitnehmer eine gültige Fahrerlaubnis besitzen, unter anderem weil die Überlassung eines Fahrzeugs an Personen ohne Fahrerlaubnis strafbar sein kann.

Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats

Soweit mehreren Arbeitnehmern bzw. Arbeitnehmergruppen ein Dienstwagen auch zur privaten Nutzung überlassen wird, sind Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats zu beachten. Da die Überlassung des Dienstwagens zur privaten Nutzung einen Vergütungsbestandteil darstellt, können dem Betriebsrat Mitbestimmungsrechte zustehen. O. g. Regelungen müssten dann mit dem Betriebsrat abgestimmt und ggf. in einer Betriebsvereinbarung niedergelegt werden.


AUTOR___________________

Dr. Reimo Richarz, Rechtsanwalt bei der internationalen Wirtschaftskanzlei Hogan Lovells in München. Hogan Lovells berät Unternehmen weltweit und zählt im Arbeitsrecht laut nationalen und internationalen juristischen Verzeichnissen zu den führenden Sozietäten in Deutschland.

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