1. Tipps
  2. Personalmanagement
  3. Arbeitshilfen & Checklisten
  4. Das Gespräch nach der Kündigung

Das Gespräch nach der Kündigung

Das Gespräch nach der Kündigung
Exit-Gespräche nutzen Arbeitgeber

Eine positive Atmosphäre ist wichtig für Exit-GesprächeHiermit kündige ich mein Arbeitsverhältnis fristgerecht zum Monatsende. Mit diesem Satz beendet ein Mitarbeiter sein Arbeitsverhältnis. In einigen Fällen ist es durchaus auch im Firmeninteresse, wenn ein Mitarbeiter sich entscheidet, das Unternehmen zu verlassen.

 

 

Dies gilt besonders dann, wenn es bereits über einen längeren Zeitraum Spannungen gab oder der Arbeitsplatz in absehbarer Zeit ohnehin weggefallen wäre. In der Regel verursacht jedoch die arbeitnehmerseitige Kündigung wenig Begeisterung im Betrieb, ganz speziell, wenn es sich bei dem Ausscheidenden um einen Leistungsträger handelt oder eine Schlüsselposition damit vakant wird.

Positive Atmosphäre schaffen

Wenn die Würfel gefallen sind und Sie auch alle Möglichkeiten ausgeschöpft haben, den Mitarbeiter für eine Weiterbeschäftigung zu begeistern, sollten Sie seinen Schritt akzeptieren und das Beste aus der Situation machen. Geben Sie dem Mitarbeiter nicht das Gefühl, dass er ein "Abtrünniger" sei, der sich für seine Entscheidung rechtfertigen muss.

Insbesondere Beratungsunternehmen achten darauf, dass sie mit ihren ehemaligen Mitarbeitern im Guten auseinander gehen, da häufig der zukünftige Arbeitgeber ein potenzieller Kunde des Beratungsunternehmens sein kann. Im Rahmen von Alumni-Treffen wird ein intensives Netzwerk mit den Ehemaligen gepflegt und eine positive Atmosphäre im Umgang angestrebt. Sie bietet auch die Basis für eine mögliche Rückkehr zu einem späteren Zeitpunkt.

Chancen nutzen

Das Ausscheiden eines Mitarbeiters bietet auch die Chance, Näheres über die Austrittsgründe zu erfahren. Dies wiederum kann wichtige Hinweise auf die gelebte Unternehmenskultur, das Betriebsklima und die Arbeitsbedingungen liefern. Gezielte Maßnahmen zur Verbesserung dieser Rahmenbedingungen bringen zwar den ausscheidenden Mitarbeiter nicht mehr zurück, können aber die Arbeitszufriedenheit der verbleibenden Mitarbeiter deutlich verbessern. Dies ist ein wichtiger Schritt,  um einer weiteren Fluktuation entgegenwirken und im Rahmen unter dem Stichwort Retention die Bindung der Mitarbeiter an das Unternehmen zu erhöhen.

Au das richtige Timing achten

Exit-Interviews sollten erst zu einem Zeitpunkt geführt werden, an dem der Mitarbeiter keinerlei negative Konsequenzen mehr fürchten muss und er so völlig frei die Beweggründe seines Wechsels nennen kann. Dies heißt, dass er bereits sein Arbeitszeugnis vorliegen haben sollte und alle Austrittsformalitäten erledigt wurden.


Das könnte Sie auch interessieren:

Fachkräftemangel, War for Talents, Rekrutieren im AuslandMusterformular Probezeitbeurteilung
Am Anfang eines neuen Arbeitsverhältnisses steht die Probezeit. Sie gibt Arbeitgeber und Mitarbeiter die Möglichkeit, zu prüfen, ob das Arbeitsverhältnis dauerhaft weitergeführt werden soll. Unser Formular zur Probezeitbeurteilung gibt eine erste Orientierungshilfe. >>Zum Zeugnis für die Probezeit


Musterarbeitszeugnisse zum Herunterladen
Musterzeugnisse für verschiedene Berufsgruppen zum kostenlosen Herunterladen als PDF-Dokument. >>Zu den Zeugnissen



Für das Exit-Interview sollte ein Termin im Vorfeld vereinbart werden, sodass sich der Mitarbeiter darauf vorbereiten kann. Alle Regeln für eine optimale Gesprächsatmosphäre wie ein ausreichend großer  Zeitrahmen, eine abgeschlossene Räumlichkeit und keine Störungen während des Gespräches gilt es zu berücksichtigen, um dem Mitarbeiter auch ein Klima der Vertraulichkeit  zu bieten.

Keinen Druck ausüben

Grundsätzlich sollten Exit-Interviews der Freiwilligkeit unterliegen. Erläutern Sie zunächst dem Mitarbeiter den Sinn dieses Gespräches. Indem Sie ihm deutlich machen, dass Sie an seinen Aussagen zu positiven Aspekten und möglichen Schwachstellen im Unternehmen interessiert sind, bringen Sie ihm Wertschätzung entgegen. Ferner  kann er durch seine Hinweise einen wichtigen Beitrag dazu leisten, die Arbeitsbedingungen seinen Kollegen zu verbessern. Dies wird seine Gesprächsbereitschaft in der Regel zusätzlich erhöhen.

Die richtigen Fragen stellen

Exit-Interviews sollten einen festen Fragenkatalog umfassen und gleichzeitig Freiräume für individuelle Aspekte lassen. So gehören zu den Standardfragen, die persönlichen Gründe für den Wechsel, Fragen bezüglich der positiven und negativen Wahrnehmungen im bisherigen Unternehmen und im Job sowie Anregungen, wie die Schwachstellen behoben werden könnten.

Ferner sind Fragen, die das Anforderungsprofil der bisherigen Stelle des Befragten betreffen hilfreich, um bei der Nachfolgebesetzung die erfolgsrelevanten Kriterien berücksichtigen zu können. Interessant ist ebenso zu erfahren, ob der Mitarbeiter seine Unzufriedenheit und die damit verbundene Absicht, das Unternehmen verlassen zu wollen, bereits im Vorfeld kommuniziert hat. War dies der Fall, so sollte die entsprechenden Reaktionen seitens der Führungskraft erfragt werden. In jedem Fall empfiehlt sich eine offene Frage nach generellen Anregungen und Wünschen, die einen positiven Einfluss auf die Arbeitszufriedenheit  und die Produktivität im Unternehmen hätten.

Zuhören, nicht kommentieren

Nutzen Sie das Exit-Interview dazu dem Mitarbeiter aufmerksam zuzuhören. Bei Unklarheiten gilt es nachzufragen, damit Sie tatsächlich auch die Beweggründe  und Argumente verstehen können. Das Exit-Interview ist jedoch nicht die Plattform, um die Aussagen des  Mitarbeiters zu kommentieren und ihn in eine Diskussion zu verwickeln. Dies birgt leicht die Gefahr in sich, dass sich der Mitarbeiter in die Defensive gedrängt fühlt und damit beginnt, sich zu rechtfertigen. Offene Fragen, auch "W" Fragen genannt (Wie, Warum, Wozu, etc.) regen den Mitarbeiter dazu an, Sachverhalte näher zu beschreiben und damit den Informationsgehalt zu erhöhen.

Den richtigen Gesprächspartner wählen

Exit-Interviews werden in der Praxis sowohl von disziplinarischen Vorgesetzten als auch Vertretern aus dem HR-Bereich geführt. Für letztere spricht, dass das hierarchische Gefälle, wie es gegenüber dem Vorgesetzten bestanden hat, nicht vorhanden ist und damit die Chance auf eine Unterhaltung auf Augenhöhe größer wird.

Verstärkt werden auch externe Berater für die Durchführung von Exit-Interviews heran gezogen, da diese eine entsprechende Spezialisierung auf das Führen solcher Gespräche vorweisen können. Ferner wird einer neutralen Person meist mehr Vertrauen entgegen gebracht, was die Vertraulichkeit und Professionalität des Gespräches betrifft.

Transparenz vermitteln

Neben der Aufklärung über die Zielsetzung des Exit-Interviews, gilt es auch den gesamten Prozess der Befragung offen zu legen und dem Mitarbeiter damit klar zu kommunizieren, wer in welcher Form von den Aussagen in Kenntnis gesetzt wird und was die weiteren Schritte im Prozess sein werden. Nur wenn Mitarbeiter wissen, was mit ihren Aussagen geschieht, können sie frei entscheiden, was und in welcher Form sie dies äußern möchten.

Fazit

Das Exit-Interview wird zwar den ausscheidenden Mitarbeiter nicht mehr  in das Unternehmen zurückbringen, bietet jedoch wichtige Ansatzpunkte, um die Rahmenbedingungen für die verbleibenden Mitarbeiter positiv zu verändern.

>>> Checkliste für Exit-Gespräche hier downloaden (pdf)

(Doris Brenner, Oktober 2011 / Bild: jamirae)