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Personalmanagement
 

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Die Einstellinterviews sind erfolgreich durchgeführt, die Entscheidung ist gefallen und der zukünftige neue Mitarbeiter hat den Arbeitsvertrag unterschrieben. Das Thema Neueinstellung kann damit als abgeschlossen angesehen werden. Weit gefehlt! Mit der Entscheidung für einen neuen Mitarbeiter fällt der Startschuss für einen Prozess der sich über etwa ein Jahr erstreckt. Früher hieß das Einarbeitungsphase. Heute:"Inplacement".

 


Mit der Besetzung einer Stelle verbinden Unternehmen die Hoffnung, nun mehr Kapazität zur Erreichung ihrer Ziele zur Verfügung zu haben. In der Praxis bedeutet dies jedoch in der ersten Zeit zunächst einen beachtlichen Mehraufwand an Arbeit. "Der Neue"  muss lernen, sich in den unbekannten Rahmenbedingungen zurecht zu finden und sich mit den an ihn gestellten Erwartungen vertraut zu machen. Erst wenn er die "Spielregeln" kennt, kann er damit beginnen als Teil des Systems seinen produktiven Beitrag zu leisten und damit den gestellten Erwartungen gerecht zu werden. Rufen Sie zu diesem Thema auch unsere Checkliste "Inplacement" ab!

Inplacement eine gemeinschaftliche Aufgabe von HR- und Fachbreich

Inplacement ist  eine gemeinschaftliche Aufgabe, die nur im harmonischen Zusammenspiel zwischen HR- und Fachbereich erfolgreich erfüllt werden kann. 
Schließlich soll der neue Mitarbeiter möglichst schnell seine volle Leistungsfähigkeit im Unternehmen einbringen können und damit produktiv werden.

Beim HR-Bereich liegt dabei die Verantwortung für einen reibungslosen und gut strukturierten Einarbeitungsprozess im Unternehmen. Dies bedeutet, dass firmenübergreifende Standards und Verfahren geschaffen werden, die  einen Rahmen für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter im Unternehmen geben.  Einführungsveranstaltungen, Checklisten als Hilfestellung für die Fachbereiche, was alles im Rahmen der Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters zu beachten ist wie z.B. Probezeitbeurteilung oder auch konkrete Unterstützungsangebote für Führungskräfte und neue Mitarbeiter, sofern Probleme auftreten. Die Fachbereiche sind gefordert, diesen Prozess im Arbeitsalltag umzusetzen und den neuen Mitarbeiter tatkräftig darin zu unterstützten, sich im neuen Umfeld schnell zurecht zu finden und sich zu integrieren.

Inplacement vollzieht sich auf drei Ebenen

Generell vollzieht sich die Einarbeitung und Integration eines neuen Mitarbeiters auf drei Ebenen:

  • Fachliche Integration: Der Mitarbeiter muss sich sowohl Kenntnisse über das Unternehmen als auch insbesondere über sein Arbeitsgebiet aneignen. Der Schwerpunkt liegt dabei in der Einarbeitung in bestimmte Aufgabenstellungen, der Aneignung von Faktenwissen und der konkreten Umsetzung seiner Kenntnisse und Fähigkeiten im Sinne der Unternehmensziele.
  • Soziale Integration: Der Mitarbeiter muss sich mit einem neuen Arbeitsumfeld vertraut machen. Der Umgang mit dem Vorgesetzten, den Kollegen, internen und externen Kunden vollzieht sich in erster Linie über soziale Kontakte. Das Arbeiten in Teams oder Projektgruppen, die Abstimmung mit Kollegen, das Erarbeiten der eigenen Position innerhalb der Bereichs- oder Abteilungsstruktur stellen dabei wichtige Elemente dar. Erst wenn der Mitarbeiter als Teil der Gemeinschaft akzeptiert wird und ein "Wir-Gefühl" entwickelt hat, kann von einer erfolgreichen sozialen Integration gesprochen werden.
  • Werteorientierte Integration: Der Mitarbeiter muss sich mit den Zielen und Werten und Führungsgrundsätzen des Unternehmens vertraut machen. Die "corporate identity", also das Selbstverständnis des Unternehmens, spielt hier eine zentrale Rolle. Werteorientierte Integration ist ein mittel- und langfristig angelegter Prozess, der nicht nur über Leitbilder, sondern in erster Linie über gelebte Werte dem neuen Mitarbeiter vermittelt werden kann.

Während die Notwendigkeit der fachlichen Integration in den Unternehmen in der Regel erkannt wird, wird der Bedeutung der sozialen und werteorientierten Integration häufig nicht der notwendige Stellenwert beigemessen. So scheitern die meisten Arbeitsverhältnisse nicht an fachlichen Defiziten, sondern weil "die Chemie nicht stimmt" oder "der neue Mitarbeiter sich nicht richtig im Unternehmen klar kommt".Nachfolgend einige Tipps für ein erfolgreiches Inplacement neuer Mitarbeiter.

Der Arbeitsplatz
Der eigene Arbeitsplatz hat für einen neuen Mitarbeiter neben der rein funktionalen Bedeutung meist noch eine wichtige Zusatzfunktion: Es ist sein sicherer Hafen, sein eigenes Reich, in das er sich zurückziehen kann, wenn Unbekanntes auf ihn einstürzt. Daher sollten Sie sicherstellen, dass dem Mitarbeiter bereits vom ersten Arbeitstag an ein komplett ausgestatteter Arbeitsplatz zur Verfügung steht. Es empfiehlt sich, den Arbeitsplatz nicht völlig abseits von den Kollegen zu wählen. Schließlich sollte sich der neue Mitarbeiter nicht abgeschoben vorkommen und die Möglichkeit haben, einfachen Zugang zu Ihnen und den Kollegen zu finden. Wer auch nach Außen hin ein Teil des Teams ist, kann wesentlich schneller das wichtige Wir-Gefühl entwickeln.

Die Planung des ersten Tages
Dem ersten Arbeitstag kommt eine besondere Bedeutung bei. Der neue Mitarbeiter verbindet mit seinem "Empfang" die Grundhaltung, mit der ihm im neuen Unternehmen begegnet wird. So sollte sichergestellt werden, dass der neue Mitarbeiter von seinem direkten Vorgesetzten empfangen wird und auch die Kollegen über den Eintritt informiert sind. Überlegen Sie sich ein kleines Begrüßungsgeschenk: Blumen, ein Buch, eine Tasse mit Firmenaufdruck. Damit setzen Sie ein Zeichen, dass Sie den neuen Mitarbeiter freudig erwarten und ihn in die Gemeinschaft aufnehmen. Bereiten Sie auch einen Aushang oder eine Mitteilung im Intranet vor, mit dem Sie den neuen Mitarbeiter im Unternehmen vorstellen

Paten und Mentoren
Eine sehr sinnvolle Unterstützung im Rahmen des Inplacements ist die Benennung eines sogenannten Paten. Es handelt sich dabei in der Regel um einen Kollegen, der dem neuen Mitarbeiter in der ersten Zeit als persönlicher Ansprechpartner zur Verfügung steht und ihm auch  bei ganz alltäglichen Fragestellungen ("Wo beantrage ich einen Parkausweis? Wer hilft mir, wenn ich ein neues Passwort für meinen PC brauche?") hilfreiche Tipps geben kann. Der Pate hilft auch Situationen und Verhaltensweisen von Kollegen oder Vorgesetzten besser einschätzen und bewerten zu können, da er die Zusammenhänge und Machtverhältnisse im Unternehmen kennt. Im Gegensatz zum Paten, handelt es sich beim Mentor in der Regel um eine Führungskraft aus einem anderen Bereich im Unternehmen, die wertvolle Anregungen geben kann und ermöglicht, unternehmerische Entscheidungen aus unterschiedlichen Blickwinkeln zu beurteilen.

Einarbeitungsplan
Indem für jeden neuen Mitarbeiter ein konkrete Einarbeitungsplan erstellt wird, der je nach Stelle unterschiedliche Elemente wie "on the job"- (Einarbeitung, Schulung am Arbeitsplatz) und "off the job"- Maßnahmen (Einführungsveranstaltungen, Schulungen in Trainingszentren, Besuche bei wichtigen Ansprechpartnern und Bereichen) beinhalten sollte, geben Sie dem neuen Mitarbeiter eine Orientierung und das nötige Rüstzeug für die zügige Einarbeitung im neuen Job. Diese Maßnahmen sollten immer durch regelmäßige Gespräche mit dem Vorgesetzten begleitet werden, die dem neuen Mitarbeiter eine Orientierung und Einordnung des Gelernten in die Gesamtzusammenhänge geben.

Feedback-Gespräche
Für neue Mitarbeiter ist ein fundiertes Feedback entscheidend, um sein Verhalten reflektieren zu können und einen Eindruck davon zu bekommen, wie er in der Organisation wahrgenommen wird. Feedbackgespräche dienen auch dazu, dem neuen Mitarbeiter Hintergründe und Motive für bestimmtes Verhalten in der Organisation zu vermitteln. Ferner zeigen Sie ihm durch Ihr Verhalten gelebte Wertmaßstäbe z.B. mit welchem Engagement die Integration neuer Mitarbeiter in der Praxis betrieben wird. Feedback sollte sowohl positive Aspekte als auch weiteres Verbesserungspotenzial beinhalten. Nur wenn der Mitarbeiter aufgrund von Lob auch Erfolgserlebnisse hat, wird er mit Motivation die vorhandenen Defizite in Angriff nehmen. Feedbackgespräche sollten keine Einbahnstraße sein. Deshalb bieten sie  auch eine gute Möglichkeit, um dem Mitarbeiter Gelegenheit zu geben, seine Eindrücke über Abläufe und Vorgehensweisen im Unternehmen widerzugeben. Oftmals lassen sich daraus wichtige Ansatzpunkte für Verbesserungen gewinnen.

Inplacement ist ein wichtiger Prozess, um neue Mitarbeiter erfolgreich in die Organisation zu integrieren und ihr Potenzial schnell für das Unternehmen nutzbar machen zu können. Es trägt ferner zu einem positiven Arbeitgeberimage bei, was Vorteile im Hinblick auf Rekrutierungsaktivitäten bedeuten kann, denn zufriedene Mitarbeiter sind das beste Empfehlung.

(Doris Brenner, April 2011 / Bild: Pressmaster, Fotolia.com)



Doris Brenner
ist freie Beraterin mit den Schwerpunkten Personalentwicklung und Karriereberatung. Sie verfügt über Erfahrung in der Industrie sowohl in Führungspositionen als auch im strategischen und operativen Personalwesen. Ihre Veröffentlichungen sind in einer Gesamtauflage über 600.000 Exemplaren erschienen. www.karriereabc.de/ 

 

 
 
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