Die Bürokratie ins Internet verbannen

Der Personaler hat viele Aufgaben. Ein großer und wichtiger Teil der Personalarbeit besteht aus administrativen Tätigkeiten, die immer noch viel zu oft mit Excel-Listen erledigt werden. Dadurch entsteht unnötig viel Arbeit.

Krankmeldungen, Urlaubsanträge, Weiterbildungen — der Personaler muss in vielen Bereichen als Ansprechpartner fungieren und den Überblick bewahren. Leider hat die Sorgfalt, mit der Ansprüche für gewöhnlich geprüft und Vorgänge genehmigt werden, auch ihre Schattenseiten. HR gilt als Brutstätte überflüssiger Bürokratie. Personaler verärgern ihre Kollegen nicht nur mit überbordendem Papierkram. Sie leiden sogar selbst darunter, wie Oliver Maassen, bis Ende August amtierender Bereichsvorstand Personal der Hypovereinsbank in München, zugibt.

Erst planen, dann handeln

Eigentlich wollte er sich in der Krise 2009 bloß einen Überblick verschaffen, in welchen Bereichen Mitarbeiter überhaupt noch eingestellt werden. Dazu konzipierte Maassen ein simples Formular, das die betreffenden Personalreferenten in den jeweiligen Abteilungen schnell ausfüllen und an Maassen zurückschicken sollten. "Daraus wurde ein bürokratisches Monster", räumt der Personalprofi ein. Plötzlich wollten alle Abteilungs- und Bereichsleiter das Formular ebenfalls unterschreiben. Damit nicht genug. Als es 2010 wieder aufwärts ging, kamen plötzlich von überall her Aufträge für Neueinstellungen. Maassen: "Ein organisatorischer Wahnsinn, der unnötig viele Kapazitäten band."

Papier vermeiden

Lösungen in Microsoft Outlook, die das Trainingsmanagement erleichtern und den in der Prozesskette zwischen Antrag, Genehmigung und Organisation sowie Abrechnung üblichen Formularkram minimieren, erleichtern die Arbeit der Personaler. "Gerade zeitraubende Prozesse lassen sich hervorragend durch IT-Tools automatisieren", bemerkt Ben Krischausky, der als Interim Manager arbeitet und Unternehmen hilft, ihre Personalarbeit gezielt zu verbessern. Eine Investition, die sich anscheinend auszahlt. "Durch den Einsatz eines Standardprogramms", bilanziert Krischausky, "konnten wir ein halbe Stelle einsparen, die nur für die Trainings von rund 100 Führungskräften zuständig war."

Cloud Computing und SaaS erleichtern die Arbeit

Voller Hoffnung schauen Personaler deshalb auch auf das "Cloud Computing". Unter Cloud Computing versteht man eine Art der flexiblen Nutzung von IT-Leistungen, bei der diese in Echtzeit via Internet bereitgestellt und nach Verbrauch abgerechnet werden. Je nach Bedarf werden Softwareprogramme, Rechnerkapazitäten oder Datenspeicher von externen Servern und Rechenzentren abgerufen.

Bei diesen Dienstleistungen unterscheidet man einerseits die drei Ebenen "Infrastructure as a Service", "Platform as a Service" und "Software as a Service", andererseits gibt es je nach Art des Netzwerks die Public Cloud, Private Cloud (auch Enterprise Cloud) und Hybrid Cloud.

Die Private Cloud ist eine unternehmenseigene und von diesem selbst betriebene Cloud-Umgebung, auf die meist via Intranet zugegriffen werden kann. Public Clouds dagegen sind meist Eigentum eines IT-Dienstleisters und werden auch von diesem betrieben. Der Zugriff erfolgt über das Internet.

Cloud Computing: Gehaltsabrechnung in der Wolke

Laut einer Studie von Deloitte und BITKOM nutzen mehr als 50 % der Cloud-Nutzer den Dienst "Software as a Service" (SaaS). Weit verbreitet sind bereits Lösungen wie "Payroll" für die Gehaltsabrechnung, die von Dienstleistern wie ADP oder TDS extern verarbeitet werden, oder auch Talent-Management-Programme. Als größter Cloud-Rollout weltweit gilt der Deal zwischen Success Factors und Siemens. Der Dienstleister verarbeitet die Informationen, die über die Weiterbildungs- und Karriereplanung von rund 420.000 Mitarbeitern des Münchner Konzerns eingegeben werden. Hohe Sicherheitsstandards überwachen den Datenverkehr. Je nach Auslastung werden Daten zwischen zahlreichen europäischen Rechenzentren verteilt. "Deutschland", sagte Microsoft-Chef Steve Ballmer unlängst, "ist im Cloud Computing eindeutig führend."

Software kann keinen HR-Manager ersetzen

Löst die Informationstechnik also alle Probleme auf einen Streich? Natürlich nicht. Sobald dem Personaler inhaltliche Arbeit vom System abgenommen werde, sagt Interim Manager Krischausky, sei die Grenze überschritten. "Zur Entlastung von ressourcenraubenden Verwaltungsschritten sind solche Tools Gold wert. Sie sollten die Personalarbeit unterstützen, keineswegs aber erübrigen."

( Winfried Gertz, Januar 2012 / Bild: Nomad_Soul )

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