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Die Bewerberakte - blätterst Du noch oder scrollst Du schon?

Die Bewerberakte - blätterst Du noch oder scrollst Du schon?

Digitale Bewerberakten sind nicht rot, blau, gelb, dafür aber praktischer | CC0 Public Domain

Wir hören immer wieder von Unternehmen, die im Bewerbungsprozess mit analogen - also in Papierform - Bewerberakten arbeiten. Dabei unterschätzen viele Unternehmen den Aufwand und die damit verbundene Arbeit, die durch eine ausgeschriebene Stelle entstehen kann. Ähnlich der Personalakte, wird bei der Bewerberakte mit fossilen Mitteln gearbeitet. Eine ganze Horde von Mitarbeitern wird dazu verdonnert, Unterlagen abzuheften, zu sortieren und zu pflegen.

Durch den Rückgang von postalisch versendeten Bewerbungen hat sich die Bewerberverwaltung vereinfacht. Dennoch stellen sich die Unternehmen selbst ein Bein und drucken diese noch häufig mehrfach aus.  Wie soll man hier in der Bewerberhistorie noch den Überblick behalten? Sind Vorlagen und Listen noch zeitgemäß und rentabel? Wie reagieren Kandidaten darauf? Und wie gelingt der Transfer von der analogen Bewerberakte zur digitalen Personalakte? All das sind Herausforderungen, denen man sich im modernen Recruiting stellen muss.

Vom Papier zur digitalen Bewerberakte - Vom Feuer zum Lichtschalter

Gute und praktische Lösungen für die Bewerberverwaltung sind dabei so naheliegend. Eine digitale Bewerbermanagement Software kann nicht nur bei schwerwiegenden Problemen schnell Abhilfe schaffen. Der Bewerbungsprozess wird transparent und übersichtlich, auch über die HR-Abteilung hinaus. Die Bewerberverwaltung kann standardisiert werden. Das spart Zeit, Geld und Nerven. Einheitliche digitale Vorlagen bringen nachhaltige Lösungen und Ordnung in die Bewerberakte. Kandidaten und interessante Bewerber können zeitnah informiert werden. Dadurch entsteht auf Seiten des Bewerbers ein positiver Eindruck, der vielleicht anhält, auch wenn es diesmal mit der Stelle nicht klappt.

Was gehört in eine Bewerberakte?

Auf diese Frage hat jede Personalabteilung im Rahmen der Bewerberverwaltung unterschiedliche Antworten. Das liegt daran, dass sich historisch in jedem Unternehmen andere Daten als wichtig herausgestellt haben. Allen Unterschieden zum Trotz gibt es hier Übereinstimmungen:

  • Bewerberdaten: Daten, Fakten und Zahlen der jeweiligen Bewerber und Kandidaten
  • Bewerberhistorie: Diese gibt Aufschluss über den Bewerbungsverlauf und wer an welcher Stelle Vermerke hinzugefügt hat
  • Ausschreibungen: Ist es die richtige Stelle?
  • Bewerberkommunikation: Hat sich der Bewerber gemeldet? Wenn ja, auf welchem Weg? Über welche Jobbörse hat er sich beworben?

Was bringt mir eine Bewerberakte?

Richtig eingesetzt erleichtert eine gut gepflegte Bewerberakte die Auswahl des richtigen Personals. In digitaler Form können alle eingebundenen Mitarbeiter anhand von vordefinierten Beurteilungskriterien aktiver an der Bewerberauswahl teilnehmen  und in diese bei Bedarf jederzeit eingreifen. Für den administrativen Bereich wird die Bewerberkommunikation vereinfacht und beschleunigt. Bewerber, die nicht auf die aktuellen Stellenausschreibungen passen, können schnell in dem eigens angelegten Bewerberpool "geparkt" werden. Dadurch geht keine Bewerbung verloren und es bietet die Möglichkeit, im Bedarfsfall auf geeignete Kandidaten zurückzugreifen. Das geschieht im Vorfeld neuer Ausschreibungen. Die verfügbaren Bewerberdaten können schnell mit dem Anforderungsprofil abgeglichen werden. Besonders bei überraschend frei gewordenen Stellen können Unternehmen hier schnell reagieren.

Ein Bewerbermanagement ist nur so gut, wie die Menschen, die damit arbeiten. Bei einer mangelhaften Kommunikation zwischen den Personal-, Fach-, und Führungsabteilungen wird die Systematik  bei der Einbeziehung von Bewerbern und dem damit verbundenen Kommunikationsbedarf und Aufwand um ein vielfaches komplexer und komplizierter. Daher sind die enthaltenen Daten umso wichtiger. Vollständigkeit, Aktualität und Pflege stehen weit oben auf den Prioritätenlisten. Für jede Fachabteilung, deren tägliches Geschäft ein anderes ist, als sich um Bewerber zu kümmern, entsteht dadurch eine Verbesserung des Workflows.

Bewerberakte analog vs. digital - the better one wins!

Bei der digitalen Bewerberakte handelt es sich um eine innovative Lösung. . Moderne Technologien vereinfachen die gesamte Kommunikation aller Beteiligten. Das optimiert nicht nur interne Abläufe und Prozesse, sondern kommt vor allem den Bewerbern zugute. Heutzutage läuft der Schriftverkehr nahezu komplett per Mail. In der Akte können somit alle Mails des Bewerbers und an den Bewerber zeit- und platzsparend gespeichert werden. Das Gleiche gilt für Anhänge, zum Beispiel Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnisse. Durch die Möglichkeit Email- und Dokumentenvorlagen für Serienbriefe  bei der Dokumentenerzeugung zu erstellen, reduziert sich der zeitliche Aufwand in den HR-Abteilungen deutlich.

Fazit: Wer noch immer auf fossile Medien setzt und dadurch die Abholzung des Regenwaldes beschleunigt, findet in den vorherigen Zeilen viele und deutliche Vorteile für die digitale Bewerberakte. Bei Personalakten haben viele Unternehmen den Sprung bereits geschafft. Zeit für einen Wechsel.