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Personalmanagement
 

vertrauensarbeitszeit, arbeitszeitmodelle, arbeitszeitregelung, rechte, pflichten, arbeitszeit, arbeitszeitgestaltung, Überstunden Vertrauensarbeitszeit bietet Arbeitgebern und Arbeitnehmern ein größtmögliches Maß an Flexibilisierung der Arbeitszeit. Die Arbeitnehmer verteilen die Arbeitszeit im Wesentlichen eigenverantwortlich und der Arbeitgeber verzichtet auf die Kontrolle der Einhaltung der Arbeitszeiten.

 

 

von Ivana Bradaric, Rechtsanwältin im Münchener Büro der auf die Beratung von Unternehmen spezialisierten internationalen Sozietät Hogan Lovells.

Unter dem Begriff der "Vertrauensarbeitszeit" versteht man ein Arbeitszeitmodell, bei dem der einzelne Mitarbeiter selbst für die Einhaltung und aufgabengerechte Verteilung seiner Arbeitszeit verantwortlich ist; lediglich das Volumen der in einem bestimmten Zeitraum zu erbringenden Arbeitszeit wird vom Arbeitgeber festgelegt. Auf eine elektronische Zeiterfassung wird verzichtet und die Mitarbeiter können gewissermaßen "vorarbeiten", um die vorgearbeitete Zeit - also ihre Überstunden - zu einem späteren Zeitpunkt "abzufeiern".

Der Arbeitgeber bringt seinen Mitarbeitern damit besonderes Vertrauen entgegen. Im Gegenzug verlangt dieses Arbeitszeitmodell aber einen verantwortungsvollen Umgang mit der freien Verteilung der Arbeitszeit. Vertrauensarbeitszeitmodelle werden oft in Unternehmen eingeführt, in denen die Mitarbeiter häufig Außentermine wahrnehmen müssen, etwa bei Pharmareferenten oder bei beratenden Berufen.

Vorteile für die Mitarbeiter

Die Vertrauensarbeitszeit hat zahlreiche Vorteile für die Mitarbeiter und für das Unternehmen. Der einzelne Mitarbeiter kann Arbeitszeit und Freizeit nach seinen persönlichen Bedürfnissen frei einteilen. Durch die fehlende Kontrolle der Einhaltung der Arbeitszeit lässt sich zudem regelmäßig eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit festzustellen. Aus Sicht des Arbeitgebers hat die Vertrauensarbeitszeit den Vorteil einer höheren Arbeitsproduktivität und einer Verringerung des administrativen Aufwands. Demgegenüber steht das Risiko der unbezahlten Mehrarbeit und eines möglichen Vertrauensmissbrauchs durch die Mitarbeiter.

Die Reichweite von Vertrauensarbeitszeit kann je nach den Bedürfnissen im Betrieb unterschiedlich ausgestaltet werden. Zum Teil wird lediglich auf die Zeiterfassung, zum Teil generell auf jegliche Zeitvorgaben verzichtet. Vertrauensarbeitszeit wird oft durch Rahmenregelungen flankiert, wie beispielsweise die Vorgabe von Zeitkorridoren, innerhalb derer zu arbeiten ist (z.B. 6.00 bis 20.00 Uhr oder 8.00 bis 22.00 Uhr).

Ferner kann es für den Arbeitgeber sinnvoll sein, teambezogene Servicezeiten festzulegen, innerhalb derer die Funktionsfähigkeit des Betriebsablaufs sichergestellt sein muss. Oftmals legen die Mitarbeiter innerhalb von Abteilungen oder Teams die Servicezeiten eigenverantwortlich fest. Der Arbeitgeber steuert die Arbeit im Rahmen seines  Direktionsrechts über Zielvorgaben, Zielvereinbarungen oder Projektaufgaben. Erfahren Sie in den folgenden Abschnitten alles über die folgenden Themenbereiche:

 

 

1. Grenzen der Arbeitszeitgestaltung

Der Arbeitgeber kann die Einteilung der Arbeitszeit grundsätzlich den Mitarbeitern überlassen. Das Arbeitszeitgesetz lässt zwar Raum für flexible Arbeitszeitgestaltungen, etwa durch die Möglichkeit, die Arbeitszeit mit Einwilligung des Mitarbeiters zu verlängern. Bei der Arbeitszeitgestaltung müssen jedoch vor allem folgende Grenzen eingehalten werden:

  • Die zulässige Höchstarbeitszeit pro Werktag beträgt 10 Stunden (zuzüglich Pausen). Die wöchentliche Höchstarbeitszeit liegt bei 48 Stunden. Ob diese Grenzen eingehalten wurden, ist im Durchschnitt über 6 Monate zu ermitteln. Das bedeutet, dass in einzelnen Wochen mehr als 48 Stunden gearbeitet werden kann. Die absolute Höchstgrenze in solchen Wochen liegt bei 60 Stunden, wobei allerdings die tägliche Höchstarbeitszeit von 10 Stunden nicht überschritten werden darf (§ 3 S. 2 ArbZG).
  • Bei Arbeitszeiten von mehr als 6 Stunden pro Tag ist eine Ruhepause von 30 Minuten vorgeschrieben; diese verlängert sich auf 45 Minuten bei Arbeitszeiten von mehr als 9 Stunden. Für Mütter und Jugendliche sind spezielle Schutzvorschriften zu beachten.
  • Nach Arbeitsende bzw. vor Beginn des nächsten Werktages ist eine zwingende Ruhezeit von ununterbrochenen 11 Stunden einzuhalten (§ 5 ArbZG). Im Rahmen der Einführung von Vertrauensarbeitszeit kann die Einhaltung der Ruhezeiten z.B. dadurch gesichert werden, dass der Arbeitszeitkorridor so gelegt wird, dass zwischen spätestem Arbeitsende (z.B. 20:00 Uhr) und frühestem Arbeitsbeginn (z.B. 7:00 Uhr) mindestens 11 Stunden liegen. Darüber hinaus besteht ein grundsätzliches Beschäftigungsverbot an Sonn- und Feiertagen.
    Zu beachten ist, dass die Arbeitszeitschutzregelungen allerdings nicht für leitende Angestellte gelten, bei denen Vertrauensarbeitszeitmodelle oft zu finden sind.  ...nach oben...

 

2. Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten des Arbeitgebers

Daneben muss der Arbeitgeber vor allem die gesetzlichen Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten einhalten. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die über die werktägliche Arbeitszeit hinaus gehende tägliche Arbeitszeit aufzuzeichnen und die Aufzeichnungen für zwei Jahre aufzubewahren (§ 16 Abs. 2 ArbZG). Denn auch bei Einführung von Vertrauensarbeitszeit muss der Arbeitgeber die Arbeitszeiten überwachen.

Nach den gesetzlichen Vorgaben darf die werktägliche Arbeitszeit acht Stunden nicht überschreiten. Allerdings geht das Gesetz von einer Sechs-Tage-Woche aus, in der eine Arbeitszeit von insgesamt 48 Stunden zulässig ist. Verteilt man dieses Pensum auf die weit verbreitete Fünf-Tage-Woche, so beträgt die tägliche Höchstarbeitszeit 9,6 Stunden. Vor diesem Hintergrund wird vertreten, dass in einer Fünf-Tage-Woche eine Aufzeichnungspflicht nur hinsichtlich der Stunden besteht, die über 9,6 Stunden hinausgehen. 

Betriebliche Praxis

Teilweise wird aber auch angenommen, dass bereits ab einer täglichen Arbeitszeit von über acht Stunden eine Aufzeichnungspflicht besteht. Die Frage, ob eine Aufzeichnungspflicht schon dann besteht, wenn in einer Fünf-Tage-Woche mehr als 8 Stunden an einem Werktag gearbeitet wird, ist noch nicht höchstrichterlich entschieden. In der betrieblichen Praxis werden jedoch oft erst Arbeitszeiten aufgezeichnet, die über 9,6 Stunden pro Tag hinausgehen.

Aus den Aufzeichnungen muss zudem ersichtlich sein, ob und wie etwaige Mehrarbeit ausgeglichen wurde. So muss bei Mehrarbeit (also der Überschreitung der betrieblichen Arbeitszeit) in den Aufzeichnungen festgehalten werden, wenn an anderen Tagen die Arbeitszeit verkürzt wurde. 

Aufbewahrung der Aufzeichnungen

Zwar ist nach dem Gesetzeswortlaut der Arbeitgeber zur Aufzeichnung und Aufbewahrung der Aufzeichnungen verpflichtet. Allerdings trifft ihn nicht die Pflicht, die Aufzeichnungen persönlich vorzunehmen, er hat nur dafür zu sorgen, dass die Aufzeichnungspflicht ordnungsgemäß erfüllt wird. Dazu kann der Arbeitgeber die die Aufzeichnungspflicht auf die Mitarbeiter delegieren. Er kann die Arbeitszeitnachweise in vielfältiger Weise erstellen lassen; die Aufzeichnung kann auch formlos geschehen, beispielsweise durch Stundenzettel, Listen oder Eigenaufschreibungen.

Der Arbeitgeber muss jedoch durch geeignete organisatorische Maßnahmen und Kontrollen (z.B. Stichproben) sicherstellen, dass die Arbeitnehmer der entsprechenden Anweisung auch tatsächlich nachkommen. Zu diesem Zwecke können Mitarbeiter in Schulungen auf die Aufzeichnungspflichten hingewiesen werden. Oft wird den Mitarbeitern, etwa im Intranet, ein Formular zur Arbeitszeiterfassung zur Verfügung gestellt. Die Durchführung von Kontrollen sollte vom Arbeitgeber dokumentiert werden.

Pflichten an Mitarbeiter delegieren

Hinsichtlich der Aufbewahrungspflicht reicht es aus, dass der Arbeitgeber auf Aufforderung der zuständigen Aufsichtbehörde die Aufzeichnungen zur Verfügung stellen kann. D.h. der Arbeitgeber kann die Aufbewahrungspflicht ebenfalls auf die Mitarbeiter delegieren.

Somit können die Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflicht durch entsprechende Organisation auch bei Vertrauensarbeitszeitmodellen mit einem geringen Aufwand eingehalten werden. Verstößt der Arbeitgeber aber gegen die Aufzeichnungs- oder Aufbewahrungspflicht, kann dies jedoch als Ordnungswidrigkeit mit einer Geldbuße von bis zu - 15.000 geahndet werden (vgl. § 22 Abs. 1 Nr. 9, Abs. 2 ArbZG).  ...nach oben...

 

3. Umsetzung von Vertrauensarbeitszeitmodellen im Unternehmen

Vertrauensarbeitszeitmodelle können sowohl im Arbeitsvertrag als auch durch kollektive Regelungen wie Tarifvertrag und Betriebsvereinbarung eingeführt werden. Letzteres hat den Vorteil, dass die Akzeptanz bei den Mitarbeitern gesteigert wird. Dabei ist es möglich, die Einteilung der Arbeitszeit vollständig den Mitarbeitern zu überlassen.
Typischerweise treffen Arbeitgeber jedoch Rahmenregelungen, um die Einhaltung der Vorgaben aus dem Arbeitszeitgesetz und eine einheitliche Umsetzung des Vertrauensarbeitszeitmodells sicherzustellen.

Keine festen Arbeitszeiten

Da es bei der Vertrauensarbeitszeit keine festen Arbeitszeiten gibt, kann zum Beispiel im Voraus definiert werden, welche Stunden Überstunden darstellen, etwa Zeiten, die über die individuelle Wochenarbeitszeit des Mitarbeiters hinaus gehen und innerhalb eines bestimmten Zeitraums nicht ausgeglichen werden können. 

Damit ein Anspruch auf Überstundenvergütung besteht, sollte dafür gesorgt werden, dass Überstunden als solche aufgezeichnet werden. Für den Fall, dass dies innerhalb dieses Zeitraums von beispielsweise 6 Monaten nicht gelingt, kann eine Überstundenvergütung vorgesehen werden.

Mehrarbeit

Da Mitarbeiter in einem Vertrauensarbeitszeitmodell unter Umständen mehr arbeiten als bei starren Arbeitszeitmodellen, sollte der Arbeitgeber Überlastungssituationen vorbeugen. Dazu kann der Mitarbeiter verpflichtet werden, den Vorgesetzten zu informieren, wenn er die übertragenen Aufgaben dauerhaft nicht innerhalb der individuellen Wochenarbeitszeit erledigen kann. In diesem Fall kann auch Vorgesetzte verpflichtet werden, Maßnahmen zu ergreifen, die den Mitarbeiter vor Überlastung schützen. 

Darüber hinaus können Vorkehrungen für Fälle geregelt werden, in denen das Vertrauen, das den Mitarbeitern entgegen gebracht wird, missbraucht wird. So kann sich der Arbeitgeber schützen, indem er sich vorbehält, einzelne Mitarbeiter in begründeten Fällen von der Teilnahme an dem Vertrauensarbeitszeitmodell auszuschließen.

Betriebliche Projektgruppe einrichten

Um die Umsetzung der Vertrauensarbeitszeit in Einklang mit den gesetzlichen Regelungen sicherzustellen, kann es sich empfehlen, eine betriebliche Projektgruppe (Clearing-Stelle) einzurichten, die das Vertrauensarbeitszeitmodell ständig begleitet und bei Bedarf für eine Nachbesserung sorgt.  ...nach oben...

 

4. Beteiligung des Betriebsrats

Bei der Einführung eines Vertrauensarbeitszeitmodells müssen die Beteiligungsrechte des Betriebsrats gewahrt werden. 

Gemäß § 87 Abs. 1 Nr. 2 BetrVG hat der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht hinsichtlich Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit einschließlich der Pausen sowie Verteilung der Arbeitszeit auf die einzelnen Wochentage. 

Beginn und Ende der Arbeitszeit

Ferner hat der Betriebsrat mitzubestimmen hinsichtlich Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit, nicht jedoch bezüglich der wöchentlichen Arbeitszeit, die für jeden Mitarbeiter im Arbeitsvertrag oder im Tarifvertrag geregelt ist.  

Mit Blick auf die Vertrauensarbeitszeit bedeutet dies, dass der Betriebsrat bei der Einführung von Vertrauensarbeitszeit mitzubestimmen hat, weil damit festgelegt wird, welcher zeitliche Rahmen den Mitarbeitern zur Erbringung ihrer Arbeitsleistung zur Verfügung steht. Dies gilt zum einen für die Festlegung der Tage, an denen im Betrieb überhaupt gearbeitet wird und zum anderen für die Festlegung von Zeitkorridoren für die einzelnen Wochentage. 

Verzicht auf elektronische Zeiterfassung

Da der Betriebsrat zudem ein Initiativrecht hat, kann er die auch die erstmalige Einführung von Vertrauensarbeitszeit verlangen. Dabei kann es das Ziel des Betriebsrats sein, eine elektronische Zeiterfassung zu vermeiden, die gegebenenfalls wegen der Bedeutung für das Persönlichkeitsrecht der Mitarbeiter nicht gewünscht ist.

Sofern die Einführung des Vertrauensarbeitszeitmodells mit einer Änderung der Vergütungsgrundsätze (z.B. durch Provisionen) einhergeht, muss gegebenenfalls das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats hinsichtlich der betrieblichen Lohngestaltung gewahrt werden (nach § 87 Abs. 1 Nr. 10 BetrVG). Denn zur Mitbestimmung bei der Lohngestaltung gehört auch die Frage, nach welcher Methode die Arbeitsergebnisse festgestellt werden, etwa wenn ein leistungsabhängiges Vergütungssystem eingeführt wird.

Informationsrecht des Betriebsrats

Im Rahmen seiner allgemeinen Überwachungsaufgabe kann der Betriebsrat vom Arbeitgeber Auskunft über die im Betrieb praktizierten Arbeitszeiten verlangen (Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 6. Mai 2003 - Az 1 ABR 13/02). Dies gilt auch dann, wenn der Arbeitgeber die Arbeitszeiten bewusst nicht kontrollieren möchte. Dazu kann der Betriebsrat verlangen, über Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit, über Überschreitungen der regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit und über die aufzuzeichnenden Zeiten informiert zu werden. 

Der Betriebsrat kann jedoch darüber hinaus keine Auskunft über die Dauer der täglichen Arbeitszeit individueller Mitarbeiter verlangen, da er lediglich die Einhaltung der gesetzlichen Ruhezeiten und etwaige Verlängerungen der betrieblichen Arbeitszeit überprüfen soll. 

Einsicht in Daten des Arbeitgebers

Auf Verlangen müssen dem Betriebsrat die Daten vom Arbeitgeber zugänglich gemacht werden; der Arbeitgeber kann den Betriebsrat nicht darauf verweisen, dass er sich selbst die Informationen von den Mitarbeitern beschaffen könne. Aus diesem Grund sollte der Arbeitgeber die Mitarbeiter dazu auffordern, die Arbeitszeiten selbst zu erfassen, die dem Betriebsrat bei Bedarf übermittelt werden können. 

Der Auskunftsanspruch des Betriebsrats besteht auch, wenn die Einführung der Vertrauensarbeitszeit und damit der Verzicht auf eine Zeiterfassung in einer Betriebsvereinbarung geregelt wird. Der Betriebsrat kann sein Informationsrecht somit auch durchsetzen, wenn er der Vertrauensarbeitszeit ursprünglich zugestimmt hat. In der Konsequenz bedeutet dies, dass ein effizientes Vertrauensarbeitszeitmodell mit dem Betriebsrat abgestimmt werden muss. 

Was tun bei Nichtbeachtung der Mitbestimmungsrechte?

Werden bei dem Vertrauensarbeitszeitmodell die Rechte des Betriebsrats nicht beachtet, so kann der Betriebsrat Unterlassung verlangen. Wenn die Vertrauensarbeitszeit durch Betriebsvereinbarung eingeführt wurde, kann der Betriebsrat auch die Einhaltung der Betriebsvereinbarung und Unterlassung betriebsvereinbarungswidriger Aktionen verlangen. Da der Arbeitgeber auch dafür sorgen muss, dass sich die Mitarbeiter an das betriebliche Arbeitszeitmodell halten, kann der Betriebsrat vom Arbeitgeber auch verlangen, dass er mögliche Überschreitungen des festgelegten Arbeitszeitrahmens unterbindet. 
...nach oben...

 

5. Fazit

Die Einführung des Arbeitszeitmodells der Vertrauensarbeitszeit liegt sehr häufig im Interesse der Mitarbeiter, weil es den Mitarbeitern größtmöglichen Gestaltungsspielraum hinsichtlich der Lage und Dauer der Arbeitszeit bietet und zu einer guten Work Life Balance der Mitarbeiter entscheidend beitragen kann. 

Bei der Umsetzung der Vertrauensarbeitszeit sollte der Arbeitgeber darauf achten, dass Schutzmechanismen vorgesehen werden, mit denen insbesondere die Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes gewahrt werden. Wird dies sichergestellt, so stimmt auch der Betriebsrat regelmäßig der Einführung von Vertrauensarbeitszeitmodell zu.  ...nach oben...

(Bild: Aamon, Fotolia.com)

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