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Personalmanagement
 

Vorstellungsgespräch, fahrtkosten, kosten, übernachtungskosten, kostenübernahme, vorstellungskosten, verpflegungskosten, rechte und pflichten, JobinterviewLädt ein Arbeitgeber Bewerber zu einem Vorstellungsgespräch ein, ist er grundsätzlich zur Übernahme der anfallenden Kosten verpflichtet. Doch es gibt auch Ausnahmen von dieser Regel.  Welche sagt Ihnen Ivana Bradaric, Rechtsanwältin und Wirtschaftsjuristin.

 

 

Bewerber haben Anspruch auf Erstattung der Kosten, die für ein Vorstellungsgespräch anfallen. Hierzu gehören neben den Fahrtkosten auch Übernachtungs- und Verpflegungskosten. Zur Vermeidung unnötiger finanzieller Belastungen und späterer Streitigkeiten ist es für den potenziellen Arbeitgeber jedoch ratsam, eine eindeutige Regelung über den Umfang der zu erstattenden Kosten in die Einladung zum Vorstellungsgespräch aufzunehmen.

Ausschluss der Erstattung der Vorstellungskosten

Der Arbeitgeber kann den Anspruch des Bewerbers auf Ersatz der Kosten für das Vorstellungsgespräch aber auch von vornherein ausschließen. Dies ist zwar nicht üblich, aber durchaus zulässig. Dazu bedarf es einem ausdrücklichen und unmissverständlichen Hinweis des Arbeitgebers - und zwar vor dem Bewerbungsgespräch. Am besten erfolgt der Kostenausschluss in dem Brief oder in der E-Mail, in dem die Einladung zu dem Vorstellungsgespräch ausgesprochen wird.

Formulierungsbeispiel
: "Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir etwaige Ihnen mit der Wahrnehmung von Vorstellungsgesprächen in unserem Hause verbundenen Kosten nicht übernehmen können."

Festlegung des Umfangs der Kostenübernahme

Erklärt sich der Arbeitgeber hingegen bereit, die Vorstellungskosten des Bewerbers teilweise zu übernehmen, sollte er in der Einladung zum Vorstellungsgespräch konkret festlegen, was er später erstattet. Das können zum Beispiel ausschließlich Reisekosten bis zur Höhe von Fahrtkosten mit der Bahn zweiter Klasse vom Wohnort des Bewerbers zum Ort des Bewerbungsgesprächs und zurück sein. 

Der Umfang der zu erstattenden Kosten sollte auch davon abhängig gemacht werden, welche Position es im Bewerbungsverfahren zu besetzen gilt. Bei qualifizierten Bewerbern auf eine gehobene Position wird der spätere Arbeitgeber ein gesteigertes Interesse daran haben, einen Anreiz für das Zustandekommen eines Vorstellungsgespräches zu schaffen. 

Besetzung einfacher Positionen

In solchen Fällen erklären sich Arbeitgeber in der Einladung zum Bewerbungsgespräch üblicherweise ausdrücklich bereit, neben den Kosten für die An- und Abreise, auch Hotel- und Verpflegungskosten zu übernehmen. Geht es um die Besetzung einfacher Positionen und wird beabsichtigt, eine Vielzahl von Bewerbern zu Vorstellungsgesprächen  einzuladen, erstatten Arbeitgeber oft nur die Fahrtkosten für die Anreise. Zur Vermeidung unerwünschter Kostenerstattungen können Arbeitgeber etwa Folgendes in der Einladung zum Vorstellungsgespräch regeln:

Formulierungsbeispiel: "Ausgehend von Ihrem im der Bewerbung angegebenen Wohnort übernehmen wir die Kosten Ihrer Anreise zu dem Vorstellungsgespräch bis zu einer Höhe der Kosten für die Anreise mit öffentlichen Verkehrsmitteln der zweiten Klasse. Etwaige sonstige Vorstellungskosten (z.B. Hotel- oder Verpflegungskosten) werden nicht erstattet."

Gesetzlicher Anspruch

Wird keine Regelung dazu getroffen, welche Vorstellungskosten vom Arbeitgeber übernommen werden, besteht ein gesetzlicher Anspruch des Bewerbers auf Erstattung der erforderlichen Vorstellungskosten (gemäß § 670 Bürgerliches Gesetzbuch - BGB). 

Der gesetzliche Erstattungsanspruch greift jedoch nur dann, wenn der Arbeitgeber den Bewerber ausdrücklich zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen hat oder dessen Bitte um ein persönliches Kennenlernen nachkommt. Denn nicht immer ist es der Arbeitgeber, der ein persönliches Gespräch vorschlägt.

Keine Kostenübernahme bei unaufgefordertem Erscheinen

Etwas anderes gilt, wenn sich der Arbeitgeber nicht mit der persönlichen Vorstellung des Bewerbers bereiterklärt hat: Bewerber, die unaufgefordert und ohne vorherige Kontaktaufnahme mit dem potenziellen Arbeitgeber zu einem Gespräch erscheinen, haben keinen Anspruch auf Ersatz von Vorstellungskosten. 

Auch die bloße Veröffentlichung einer Stellenanzeige durch den Arbeitgeber oder der Umstand, dass der Arbeitgeber einer Vorstellung lediglich nicht widersprochen hat, lösen den Erstattungsanspruch nicht aus. Zudem scheidet ein Erstattungsanspruch aus, wenn der Bewerber aus ihm erkennbaren Gründen für die fragliche Stelle nicht in Betracht kommt. Es spricht viel dafür, dass ein solcher Bewerber mit einem nicht eingeladenen Bewerber vergleichbar ist, und dass der Bewerber die Vorstellungskosten nicht für erforderlich halten durfte.  

Wenn der Headhunter zum Jobinterview einlädt

Beauftragt der potenzielle Arbeitgeber einen Headhunter mit der Bewerbersuche und der darauf folgenden Einladung zu einem Vorstellungsgespräch, so ist grundsätzlich der Arbeitgeber und nicht der Headhunter dem Bewerber zum Ersatz der Vorstellungskosten verpflichtet.

Der anschließende Abschluss eines Arbeitsvertrages ist keine Voraussetzung für den Kostenerstattungsanspruch des Bewerbers. Werden demnach viele Bewerber ohne Regelung darüber, welche Kosten vom potenziellen Arbeitgeber getragen werden, zu Vorstellungsgesprächen eingeladen, haben sämtliche Bewerber einen Anspruch auf Ersatz der ihnen entstandenen erforderlichen Vorstellungskosten.

Umfang der erstattungsfähigen Kosten 

Erforderlich und erstattungsfähig nach § 670 BGB sind alle Aufwendungen, die der jeweilige Bewerber nach sorgfältiger Prüfung für erforderlich halten durfte. Die Erforderlichkeit bestimmt sich auch nach der Bedeutung der ausgeschriebenen Stelle und des üblicherweise gezahlten Entgelts. 

Es ist jedoch anerkannt, dass Kosten für die Anreise bei Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel zweiter Klasse erstattungsfähig sind. Reist der Bewerber mit eigenem Fahrzeug an, richtet sich die Erstattungsfähigkeit nach den jeweils geltenden steuerlichen Bestimmungen über die Abgeltung der Benutzung eines Privatfahrzeugs für Dienstreisen (derzeit  0,30 Euro pro Kilometer). 

Erstattung von Flugkosten 

Für Flugkosten gilt nach erstinstanzlicher Rechtsprechung bislang, dass diese grundsätzlich nicht zu erstatten sind. Da Flugkosten mittlerweile die Kosten einer Bahnfahrt zweiter Klasse teilweise unterschreiten, wird davon auszugehen sein, dass auch Flugkosten vom Arbeitgeber übernommen werden müssen, jedenfalls bis zur Höhe der Kosten einer entsprechenden Bahnfahrt zweiter Klasse.
Zu der Frage, in welchem Umfang Taxikosten zu erstatten sind, hat das Arbeitsgericht Köln entschieden, dass der Arbeitgeber dem Bewerber Taxikosten zu erstatten hat, wenn der Arbeitgeber in seiner Anreisebeschreibung zum Ort des Vorstellungsgesprächs beispielhaft eine Taxifahrt als Variante anführt. 

Erstattung von Taxikosten 

In dem entschiedenen Fall wurde der Erstattungsanspruch wegen Mitverschuldens des Bewerbers um die Hälfte reduziert, weil sich der Bewerber beim Arbeitgeber hätte danach erkundigen können, ob Taxikosten erstattet werden. Das Gericht hat jedoch einen gesetzlichen Erstattungsanspruch mangels Erforderlichkeit der Taxikosten abgelehnt und die Erstattung auf einen Schadensersatzanspruch gestützt. 

Hinweis: Zur Vermeidung unerwünschter Kosten ist es ratsam, in Anreisebeschreibungen zu Vorstellungsgesprächen nur solche Verkehrsmittel anzugeben, deren Kosten auch tatsächlich übernommen werden sollen (z.B. S-Bahn, Bus) und nicht beispielhaft andere Verkehrsmittel zu nennen. 

Hotel- und Verpflegungskosten

Hotel- und Verpflegungskosten können nur dann vom Bewerber geltend gemacht werden, wenn sie auch erforderlich waren. Die Erforderlichkeit kann sich bei Übernachtungskosten aus der Dauer der An- und Abreise oder der zeitlichen Lage des Vorstellungsgespräches ergeben.

(Ivana Bradaric, August 2010 / Bild: Joachim Wendler, Fotolia.com)

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Ivana Bradaric, Rechtsanwältin und Wirtschaftsjuristin (Univ. Bayreuth), ist im Münchener Büro der auf die Beratung von Unternehmen spezialisierten, internationalen Sozietät Hogan Lovells tätig.

 

 

 

 
 
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